, ,

Carta Gantt en excel: Compara la PlanificaciĆ³n y el Avance Real

Siguiendo con nuestra serie de tutoriales para crear diagramas de Gantt, en esta tercera entrada te enseƱaremos cĆ³mo hacer una carta Gantt en excel, que permita visualizar la programaciĆ³n inicial y el avance real a travĆ©s de una celda de control. Al final tambiĆ©n encontrarĆ”s una plantilla donde puedes tener ambas vistas en un solo grĆ”fico.

 

Carta Gantt en Excel

 

CĆ³mo ya explicamos en nuestra entrada principal de conceptos sobre Diagramas de Gantt, esta herramienta tambiĆ©n es conocida como Carta Gantt; asĆ­ que, con el fin de llegar a mĆ”s personas, hemos creĆ­do conveniente llamarla Carta Gantt en esta publicaciĆ³n.

Te recomendamos revisar previamente nuestra primera y segunda entrada de elaboraciĆ³n de Cartas Gantt en Excel, donde explicamos las formas mĆ”s fĆ”ciles y rĆ”pidas de crearlas. TambiĆ©n tenemos una recopilaciĆ³n de las mejores plantillas de Diagramas de Gantt en Excel gratuitas de la web. Asimismo puedes utilizar nuestra herramienta online para crear un diagrama de Gantt.

En este tutorial de excel, el resultado que obtendremos serĆ” el siguiente:

 

Carta Gantt en Excel final

 

Este tipo de diagrama es Ćŗtil para revisar el cumplimiento de la programaciĆ³n realizada de nuestro proyecto y compararlo con el avance real. Las barras de color azul representan la programaciĆ³n y los dĆ­as de avance, segĆŗn se seleccione el tipo de diagrama;Ā  y las de color verde representan los dĆ­as faltantes para completar el proyecto (sĆ³lo visible en la opciĆ³n de avance real).



 

Ejemplo

 

En la siguiente imagen vemos los datos que utilizaremos para la explicaciĆ³n:

 

Datos del Problema

 

En el ejemplo se muestra lo siguiente:

  • Actividad: Muestra el cĆ³digo de la actividad.
  • DescripciĆ³n: Define la actividad a realizar.
  • Fecha de Inicio: Fecha donde comienza la actividad segĆŗn corresponda a la planificaciĆ³n o avance real.
  • Tiempo: DĆ­as que dura la actividad segĆŗn corresponda a la planificaciĆ³n o avance real.
  • Fecha Final: Fecha donde termina la actividad. Se obtiene en funciĆ³n de la fecha de inicio y duraciĆ³n de la actividad con la siguiente fĆ³rmula: ā€œFECHA DE INICIO+DURACIƓN-1ā€, segĆŗn sea la evaluaciĆ³n planificada o el avance real.
  • Porcentaje de Avance: Indica el porcentaje avance real a la fecha de revisiĆ³n del diagrama.
  • PlanificaciĆ³n: Los valores de este grupo son los que se presentaron antes de iniciar el proyecto.
  • Avance Real: Son datos actualizados a la fecha de evaluaciĆ³n, segĆŗn el avance real y estimaciones de lo faltante.
ArtĆ­culos Relacionados  Las mejores plantillas de diagramas de Gantt en Excel - Descarga gratis

 

CĆ³mo hacer una Carta Gantt en Excel

 

Lo primero que realizaremos serĆ” ubicarnos en la celda C18 y crearemos una celda desplegable con dos opciones, de la siguiente forma:

 

validaciĆ³n de datos

 

La opciĆ³n utilizada es la validaciĆ³n de datos, que se ubica en la pestaƱa Datos. AhĆ­ colocaremos como opciones “PlanificaciĆ³n” y “Avance Real”. Esta celda serĆ” nuestro control para definir la vista del grĆ”fico (En adelante nos referiremos a esta celda como “Celda de Control”).Ā 

A la derecha de nuestra tabla (Desde la columna N a la P), se crearƔ una pequeƱa tabla que utilizaremos para manejar nuestra carta de Gantt con la celda de control:

 

tabla vacĆ­a

 

En esta tabla colocaremos las siguientes fĆ³rmulas en cada celda:

 

tabla con fĆ³rmulas

 

Lo que realiza esta fĆ³rmula es verificar el valor de la celda de control (PlanificaciĆ³n o Avance Real) y recoge los datos segĆŗn corresponda:

  • La fecha de inicio se obtendrĆ” de la celda C4 (PlanificaciĆ³n) o de la F4 (Avance Real).
  • DĆ­as de avance mostrarĆ” el valor de D4 (PlanificaciĆ³n) o la multiplicaciĆ³n del Tiempo x Avance Real, es decir la fĆ³rmula G4*I4 (Avance Real).
  • DĆ­as pendientes mostrarĆ” cero (PlanificaciĆ³n) o la diferencia del Tiempo – DĆ­as de Avance, es decir la fĆ³rmula G4 – O4 (Avance Real).

Estos serĆ­an los resultados de esta tabla dependiendo del valor de la celda de control.

carta gantt en excel

 

Cualquiera sea el valor elegido en nuestra celda de control, seleccionaremos la columna de actividad, descripciĆ³n y teniendo presionada la tecla “Ctrl”, seleccionaremos tambiĆ©n nuestra nueva tabla e insertamos un grĆ”fico de barras apiladas:

 

Crear grƔfico

 

El resultado que obtendremos serƔ un grƔfico difƭcil de interpretar, esto es porque las fechas de inicio, Excel las reconoce como eje y no como valores del grƔfico. En este punto, podemos optar por seleccionar manualmente los datos; sin embargo, tenemos un mƩtodo mƔs sencillo para solucionarlo.



Lo que vamos a realizar es convertir las fechas de inicio de formato fecha a formato nĆŗmero. Primero seleccionamos las celdas desde N4 a N16 y cambiamos el formato en el menĆŗ desplegable a la opciĆ³n nĆŗmero:

ArtĆ­culos Relacionados  Dashboard para seguimiento de Proyectos en excel + Descarga gratis

 

convertir a numero

 

Ahora repetiremos el proceso de crear el grĆ”fico de barras, en esta ocasiĆ³n debes obtener el formato adecuado para nuestra carta Gantt:

 

grƔfico bien

 

Los pasos que vienen a continuaciĆ³n, son de formato del grĆ”fico, los mismos que explicamos a detalle en nuestro primer tutorial. AquĆ­ te lo mostraremos de manera resumida.

Con el grƔfico obtenido quitaremos el color de fondo en las barras de color azul y colocaremos las categorƭas en orden inverso:

 

carta gantt en excel

categorias en orden inverso

 

En este punto, podemos volver a colocar las fechas de inicio en su formato original de fecha:

 

retorno a fecha

 

Finalmente podemos dar algunos ajustes de color y formato de nuestra preferencia al grƔfico y tendremos la carta gantt completa:

 

BotĆ³n de control

carta gantt en excel

 

Puedes descargar la plantilla en excel elaborada desde el siguiente link:

 

 




 

PlanificaciĆ³n y Avance Real de la Carta Gantt en Excel en un sĆ³lo grĆ”fico

 

Gantt completo

 

Hemos recibido algunos mensajes solicitandonos una plantilla donde se muestre la planificaciĆ³n y el avance real en una sola vista; sin embargo, dado que el tutorial serĆ­a complicado explicarlo en texto, estaremos realizando un video explicativo prĆ³ximamente. Mientras tanto, puedes descargar el archivo en el siguiente enlace:

 

 

ReflexiĆ³n final

 

Cada vez vamos agregando mĆ”s funcionalidades a nuestros diagramas – cartas de Gantt en excel que nos ayudan a mejorar la visualizaciĆ³n de nuestros proyectos. En el siguiente tutorial, hemos desarrollado una versiĆ³n del diagrama de Gantt estilo Dashboard en excel.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, ademƔs de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.

ĀæQuieres referenciar este artĆ­culo?