Carta Gantt en excel: Compara la PlanificaciĆ³n y el Avance Real
Siguiendo con nuestra serie de tutoriales para crear diagramas de Gantt, en esta tercera entrada te enseƱaremos cĆ³mo hacer una carta Gantt en excel, que permita visualizar la programaciĆ³n inicial y el avance real a travĆ©s de una celda de control. Al final tambiĆ©n encontrarĆ”s una plantilla donde puedes tener ambas vistas en un solo grĆ”fico.
CĆ³mo ya explicamos en nuestra entrada principal de conceptos sobre Diagramas de Gantt, esta herramienta tambiĆ©n es conocida como Carta Gantt; asĆ que, con el fin de llegar a mĆ”s personas, hemos creĆdo conveniente llamarla Carta Gantt en esta publicaciĆ³n.
Te recomendamos revisar previamente nuestra primera y segunda entrada de elaboraciĆ³n de Cartas Gantt en Excel, donde explicamos las formas mĆ”s fĆ”ciles y rĆ”pidas de crearlas. TambiĆ©n tenemos una recopilaciĆ³n de las mejores plantillas de Diagramas de Gantt en Excel gratuitas de la web. Asimismo puedes utilizar nuestra herramienta online para crear un diagrama de Gantt.
En este tutorial de excel, el resultado que obtendremos serĆ” el siguiente:
Este tipo de diagrama es Ćŗtil para revisar el cumplimiento de la programaciĆ³n realizada de nuestro proyecto y compararlo con el avance real. Las barras de color azul representan la programaciĆ³n y los dĆas de avance, segĆŗn se seleccione el tipo de diagrama;Ā y las de color verde representan los dĆas faltantes para completar el proyecto (sĆ³lo visible en la opciĆ³n de avance real).
Ejemplo
En la siguiente imagen vemos los datos que utilizaremos para la explicaciĆ³n:
En el ejemplo se muestra lo siguiente:
- Actividad: Muestra el cĆ³digo de la actividad.
- DescripciĆ³n: Define la actividad a realizar.
- Fecha de Inicio: Fecha donde comienza la actividad segĆŗn corresponda a la planificaciĆ³n o avance real.
- Tiempo: DĆas que dura la actividad segĆŗn corresponda a la planificaciĆ³n o avance real.
- Fecha Final: Fecha donde termina la actividad. Se obtiene en funciĆ³n de la fecha de inicio y duraciĆ³n de la actividad con la siguiente fĆ³rmula: āFECHA DE INICIO+DURACIĆN-1ā, segĆŗn sea la evaluaciĆ³n planificada o el avance real.
- Porcentaje de Avance: Indica el porcentaje avance real a la fecha de revisiĆ³n del diagrama.
- PlanificaciĆ³n: Los valores de este grupo son los que se presentaron antes de iniciar el proyecto.
- Avance Real: Son datos actualizados a la fecha de evaluaciĆ³n, segĆŗn el avance real y estimaciones de lo faltante.
CĆ³mo hacer una Carta Gantt en Excel
Lo primero que realizaremos serĆ” ubicarnos en la celda C18 y crearemos una celda desplegable con dos opciones, de la siguiente forma:
La opciĆ³n utilizada es la validaciĆ³n de datos, que se ubica en la pestaƱa Datos. AhĆ colocaremos como opciones “PlanificaciĆ³n” y “Avance Real”. Esta celda serĆ” nuestro control para definir la vista del grĆ”fico (En adelante nos referiremos a esta celda como “Celda de Control”).Ā
A la derecha de nuestra tabla (Desde la columna N a la P), se crearƔ una pequeƱa tabla que utilizaremos para manejar nuestra carta de Gantt con la celda de control:
En esta tabla colocaremos las siguientes fĆ³rmulas en cada celda:
Lo que realiza esta fĆ³rmula es verificar el valor de la celda de control (PlanificaciĆ³n o Avance Real) y recoge los datos segĆŗn corresponda:
- La fecha de inicio se obtendrĆ” de la celda C4 (PlanificaciĆ³n) o de la F4 (Avance Real).
- DĆas de avance mostrarĆ” el valor de D4 (PlanificaciĆ³n) o la multiplicaciĆ³n del Tiempo x Avance Real, es decir la fĆ³rmula G4*I4 (Avance Real).
- DĆas pendientes mostrarĆ” cero (PlanificaciĆ³n) o la diferencia del Tiempo – DĆas de Avance, es decir la fĆ³rmula G4 – O4 (Avance Real).
Estos serĆan los resultados de esta tabla dependiendo del valor de la celda de control.
Cualquiera sea el valor elegido en nuestra celda de control, seleccionaremos la columna de actividad, descripciĆ³n y teniendo presionada la tecla “Ctrl”, seleccionaremos tambiĆ©n nuestra nueva tabla e insertamos un grĆ”fico de barras apiladas:
El resultado que obtendremos serĆ” un grĆ”fico difĆcil de interpretar, esto es porque las fechas de inicio, Excel las reconoce como eje y no como valores del grĆ”fico. En este punto, podemos optar por seleccionar manualmente los datos; sin embargo, tenemos un mĆ©todo mĆ”s sencillo para solucionarlo.
Lo que vamos a realizar es convertir las fechas de inicio de formato fecha a formato nĆŗmero. Primero seleccionamos las celdas desde N4 a N16 y cambiamos el formato en el menĆŗ desplegable a la opciĆ³n nĆŗmero:
Ahora repetiremos el proceso de crear el grĆ”fico de barras, en esta ocasiĆ³n debes obtener el formato adecuado para nuestra carta Gantt:
Los pasos que vienen a continuaciĆ³n, son de formato del grĆ”fico, los mismos que explicamos a detalle en nuestro primer tutorial. AquĆ te lo mostraremos de manera resumida.
Con el grĆ”fico obtenido quitaremos el color de fondo en las barras de color azul y colocaremos las categorĆas en orden inverso:
En este punto, podemos volver a colocar las fechas de inicio en su formato original de fecha:
Finalmente podemos dar algunos ajustes de color y formato de nuestra preferencia al grƔfico y tendremos la carta gantt completa:
Puedes descargar la plantilla en excel elaborada desde el siguiente link:
PlanificaciĆ³n y Avance Real de la Carta Gantt en Excel en un sĆ³lo grĆ”fico
Hemos recibido algunos mensajes solicitandonos una plantilla donde se muestre la planificaciĆ³n y el avance real en una sola vista; sin embargo, dado que el tutorial serĆa complicado explicarlo en texto, estaremos realizando un video explicativo prĆ³ximamente. Mientras tanto, puedes descargar el archivo en el siguiente enlace:
ReflexiĆ³n final
Cada vez vamos agregando mĆ”s funcionalidades a nuestros diagramas – cartas de Gantt en excel que nos ayudan a mejorar la visualizaciĆ³n de nuestros proyectos. En el siguiente tutorial, hemos desarrollado una versiĆ³n del diagrama de Gantt estilo Dashboard en excel.
Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, ademƔs de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.