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Carta Gantt en excel: Compara la Planificaci贸n y el Avance Real

Siguiendo con nuestra serie de tutoriales para crear diagramas de Gantt, en esta tercera entrada te ense帽aremos c贸mo hacer una carta Gantt en excel, que permita visualizar la programaci贸n inicial y el avance real a trav茅s de una celda de control. Al final tambi茅n encontrar谩s una plantilla donde puedes tener ambas vistas en un solo gr谩fico.

 

Carta Gantt en Excel

 

C贸mo ya explicamos en nuestra entrada principal de conceptos sobre Diagramas de Gantt, esta herramienta tambi茅n es conocida como Carta Gantt; as铆 que, con el fin de llegar a m谩s personas, hemos cre铆do conveniente llamarla Carta Gantt en esta publicaci贸n.

Te recomendamos revisar previamente nuestra primera y segunda entrada de elaboraci贸n de Cartas Gantt en Excel, donde explicamos las formas m谩s f谩ciles y r谩pidas de crearlas. Tambi茅n hemos realizado una recopilaci贸n de las mejores plantillas de Carta Gantt en Excel gratuitas de la web aqu铆.

En este tutorial de excel, el resultado que obtendremos ser谩 el siguiente:

 

Carta Gantt en Excel final

 

Este tipo de diagrama es 煤til para revisar el cumplimiento de la programaci贸n realizada de nuestro proyecto y compararlo con el avance real. Las barras de color azul representan la programaci贸n y los d铆as de avance, seg煤n se seleccione el tipo de diagrama;聽 y las de color verde representan los d铆as faltantes para completar el proyecto (s贸lo visible en la opci贸n de avance real).



 

Ejemplo

 

En la siguiente imagen vemos los datos que utilizaremos para la explicaci贸n:

 

Datos del Problema

 

En el ejemplo se muestra lo siguiente:

  • Actividad: Muestra el c贸digo de la actividad.
  • Descripci贸n: Define la actividad a realizar.
  • Fecha de Inicio: Fecha donde comienza la actividad seg煤n corresponda a la planificaci贸n o avance real.
  • Tiempo: D铆as que dura la actividad seg煤n corresponda a la planificaci贸n o avance real.
  • Fecha Final: Fecha donde termina la actividad. Se obtiene en funci贸n de la fecha de inicio y duraci贸n de la actividad con la siguiente f贸rmula: 鈥淔ECHA DE INICIO+DURACI脫N-1鈥, seg煤n sea la evaluaci贸n planificada o el avance real.
  • Porcentaje de Avance: Indica el porcentaje avance real a la fecha de revisi贸n del diagrama.
  • Planificaci贸n: Los valores de este grupo son los que se presentaron antes de iniciar el proyecto.
  • Avance Real: Son datos actualizados a la fecha de evaluaci贸n, seg煤n el avance real y estimaciones de lo faltante.

 

Elaboraci贸n de la Carta Gantt en Excel

 

Lo primero que realizaremos ser谩 ubicarnos en la celda C18 y crearemos una celda desplegable con dos opciones, de la siguiente forma:

 

validaci贸n de datos

 

La opci贸n utilizada es la validaci贸n de datos, que se ubica en la pesta帽a Datos. Ah铆 colocaremos como opciones 芦Planificaci贸n禄 y 芦Avance Real禄. Esta celda ser谩 nuestro control para definir la vista del gr谩fico (En adelante nos referiremos a esta celda como 芦Celda de Control禄).聽

A la derecha de nuestra tabla (Desde la columna N a la P), se crear谩 una peque帽a tabla que utilizaremos para manejar nuestra carta de Gantt con la celda de control:

 

tabla vac铆a

 

En esta tabla colocaremos las siguientes f贸rmulas en cada celda:

 

tabla con f贸rmulas

 

Lo que realiza esta f贸rmula es verificar el valor de la celda de control (Planificaci贸n o Avance Real) y recoge los datos seg煤n corresponda:

  • La fecha de inicio se obtendr谩 de la celda C4 (Planificaci贸n) o de la F4 (Avance Real).
  • D铆as de avance mostrar谩 el valor de D4 (Planificaci贸n) o la multiplicaci贸n del Tiempo x Avance Real, es decir la f贸rmula G4*I4 (Avance Real).
  • D铆as pendientes mostrar谩 cero (Planificaci贸n) o la diferencia del Tiempo – D铆as de Avance, es decir la f贸rmula G4 – O4 (Avance Real).

Estos ser铆an los resultados de esta tabla dependiendo del valor de la celda de control.

carta gantt en excel

 

Cualquiera sea el valor elegido en nuestra celda de control, seleccionaremos la columna de actividad, descripci贸n y teniendo presionada la tecla 芦Ctrl禄, seleccionaremos tambi茅n nuestra nueva tabla e insertamos un gr谩fico de barras apiladas:

 

Crear gr谩fico

 

El resultado que obtendremos ser谩 un gr谩fico dif铆cil de interpretar, esto es porque las fechas de inicio, Excel las reconoce como eje y no como valores del gr谩fico. En este punto, podemos optar por seleccionar manualmente los datos; sin embargo, tenemos un m茅todo m谩s sencillo para solucionarlo.



Lo que vamos a realizar es convertir las fechas de inicio de formato fecha a formato n煤mero. Primero seleccionamos las celdas desde N4 a N16 y cambiamos el formato en el men煤 desplegable a la opci贸n n煤mero:

 

convertir a numero

 

Ahora repetiremos el proceso de crear el gr谩fico de barras, en esta ocasi贸n debes obtener el formato adecuado para nuestra carta Gantt:

 

gr谩fico bien

 

Los pasos que vienen a continuaci贸n, son de formato del gr谩fico, los mismos que explicamos a detalle en nuestro primer tutorial. Aqu铆 te lo mostraremos de manera resumida.

Con el gr谩fico obtenido quitaremos el color de fondo en las barras de color azul y colocaremos las categor铆as en orden inverso:

 

carta gantt en excel

categorias en orden inverso

 

En este punto, podemos volver a colocar las fechas de inicio en su formato original de fecha:

 

retorno a fecha

 

Finalmente podemos dar algunos ajustes de color y formato de nuestra preferencia al gr谩fico y tendremos la carta gantt completa:

 

Bot贸n de control

carta gantt en excel

 

Puedes descargar la plantilla en excel elaborada desde el siguiente link:

 

 




 

Planificaci贸n y Avance Real en una sola vista

 

Gantt completo

 

Hemos recibido algunos mensajes solicitandonos una plantilla donde se muestre la planificaci贸n y el avance real en una sola vista; sin embargo, dado que el tutorial ser铆a complicado explicarlo en texto, estaremos realizando un video explicativo pr贸ximamente. Mientras tanto, puedes descargar el archivo en el siguiente enlace:

 

 

Reflexi贸n final

 

Cada vez vamos agregando m谩s funcionalidades a nuestros diagramas – cartas de Gantt en excel que nos ayudan a mejorar la visualizaci贸n de nuestros proyectos. En el siguiente tutorial, hemos desarrollado una versi贸n del diagrama de Gantt estilo Dashboard y puedes encontrarlo aqu铆.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, adem谩s de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.