Carta Gantt en excel: Compara la Planificación y el Avance Real
Siguiendo con nuestra serie de tutoriales para crear diagramas de Gantt, en esta tercera entrada te enseñaremos cómo hacer una carta Gantt en excel, que permita visualizar la programación inicial y el avance real a través de una celda de control. Al final también encontrarás una plantilla donde puedes tener ambas vistas en un solo gráfico.
Cómo ya explicamos en nuestra entrada principal de conceptos sobre Diagramas de Gantt, esta herramienta también es conocida como Carta Gantt; así que, con el fin de llegar a más personas, hemos creído conveniente llamarla Carta Gantt en esta publicación.
Te recomendamos revisar previamente nuestra primera y segunda entrada de elaboración de Cartas Gantt en Excel, donde explicamos las formas más fáciles y rápidas de crearlas. También tenemos una recopilación de las mejores plantillas de Diagramas de Gantt en Excel gratuitas de la web. Asimismo puedes utilizar nuestra herramienta online para crear un diagrama de Gantt.
En este tutorial de excel, el resultado que obtendremos será el siguiente:
Este tipo de diagrama es útil para revisar el cumplimiento de la programación realizada de nuestro proyecto y compararlo con el avance real. Las barras de color azul representan la programación y los días de avance, según se seleccione el tipo de diagrama; y las de color verde representan los días faltantes para completar el proyecto (sólo visible en la opción de avance real).
Ejemplo
En la siguiente imagen vemos los datos que utilizaremos para la explicación:
En el ejemplo se muestra lo siguiente:
- Actividad: Muestra el código de la actividad.
- Descripción: Define la actividad a realizar.
- Fecha de Inicio: Fecha donde comienza la actividad según corresponda a la planificación o avance real.
- Tiempo: Días que dura la actividad según corresponda a la planificación o avance real.
- Fecha Final: Fecha donde termina la actividad. Se obtiene en función de la fecha de inicio y duración de la actividad con la siguiente fórmula: “FECHA DE INICIO+DURACIÓN-1”, según sea la evaluación planificada o el avance real.
- Porcentaje de Avance: Indica el porcentaje avance real a la fecha de revisión del diagrama.
- Planificación: Los valores de este grupo son los que se presentaron antes de iniciar el proyecto.
- Avance Real: Son datos actualizados a la fecha de evaluación, según el avance real y estimaciones de lo faltante.
Cómo hacer una Carta Gantt en Excel
Lo primero que realizaremos será ubicarnos en la celda C18 y crearemos una celda desplegable con dos opciones, de la siguiente forma:
La opción utilizada es la validación de datos, que se ubica en la pestaña Datos. Ahí colocaremos como opciones “Planificación” y “Avance Real”. Esta celda será nuestro control para definir la vista del gráfico (En adelante nos referiremos a esta celda como “Celda de Control”).
A la derecha de nuestra tabla (Desde la columna N a la P), se creará una pequeña tabla que utilizaremos para manejar nuestra carta de Gantt con la celda de control:
En esta tabla colocaremos las siguientes fórmulas en cada celda:
Lo que realiza esta fórmula es verificar el valor de la celda de control (Planificación o Avance Real) y recoge los datos según corresponda:
- La fecha de inicio se obtendrá de la celda C4 (Planificación) o de la F4 (Avance Real).
- Días de avance mostrará el valor de D4 (Planificación) o la multiplicación del Tiempo x Avance Real, es decir la fórmula G4*I4 (Avance Real).
- Días pendientes mostrará cero (Planificación) o la diferencia del Tiempo – Días de Avance, es decir la fórmula G4 – O4 (Avance Real).
Estos serían los resultados de esta tabla dependiendo del valor de la celda de control.
Cualquiera sea el valor elegido en nuestra celda de control, seleccionaremos la columna de actividad, descripción y teniendo presionada la tecla “Ctrl”, seleccionaremos también nuestra nueva tabla e insertamos un gráfico de barras apiladas:
El resultado que obtendremos será un gráfico difícil de interpretar, esto es porque las fechas de inicio, Excel las reconoce como eje y no como valores del gráfico. En este punto, podemos optar por seleccionar manualmente los datos; sin embargo, tenemos un método más sencillo para solucionarlo.
Lo que vamos a realizar es convertir las fechas de inicio de formato fecha a formato número. Primero seleccionamos las celdas desde N4 a N16 y cambiamos el formato en el menú desplegable a la opción número:
Ahora repetiremos el proceso de crear el gráfico de barras, en esta ocasión debes obtener el formato adecuado para nuestra carta Gantt:
Los pasos que vienen a continuación, son de formato del gráfico, los mismos que explicamos a detalle en nuestro primer tutorial. Aquí te lo mostraremos de manera resumida.
Con el gráfico obtenido quitaremos el color de fondo en las barras de color azul y colocaremos las categorías en orden inverso:
En este punto, podemos volver a colocar las fechas de inicio en su formato original de fecha:
Finalmente podemos dar algunos ajustes de color y formato de nuestra preferencia al gráfico y tendremos la carta gantt completa:
Puedes descargar la plantilla en excel elaborada desde el siguiente link:
Planificación y Avance Real de la Carta Gantt en Excel en un sólo gráfico
Hemos recibido algunos mensajes solicitandonos una plantilla donde se muestre la planificación y el avance real en una sola vista; sin embargo, dado que el tutorial sería complicado explicarlo en texto, estaremos realizando un video explicativo próximamente. Mientras tanto, puedes descargar el archivo en el siguiente enlace:
Reflexión final
Cada vez vamos agregando más funcionalidades a nuestros diagramas – cartas de Gantt en excel que nos ayudan a mejorar la visualización de nuestros proyectos. En el siguiente tutorial, hemos desarrollado una versión del diagrama de Gantt estilo Dashboard en excel.
Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, además de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.
