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Diagrama de Gantt en excel con formato condicional fácil y rápido

Como parte de nuestra serie de entradas relacionadas a la elaboración de gráficas de Gantt, en esta ocasión te presentamos cómo elaborar un diagrama de Gantt en excel con formato condicional de una forma sencilla y rápida.

 

 

A partir de la versión 2007 de excel, los formatos condicionales llegaron para mejorar de gran forma nuestra presentación de datos. El formato condicional es una funcionalidad que permite resaltar celdas o rangos cambiando su apariencia según se cumplan ciertas condiciones. Aprovecharemos esta funcionalidad para crear nuestro diagrama de Gantt. Si deseas obtener más información sobre el formato condicional puedes visitar el este link de la web de oficial de Office.

Si aún no sabes para qué sirve un diagrama de Gantt puedes ingresar a este enlace.

Te recordamos que esta entrada forma parte de una serie de tutoriales sobre cómo elaborar diagramas de Gantt en Excel considerando diferentes funcionalidades. Puedes ver el primer tutorial aquí. También realizamos una recopilación de las mejores plantillas de diagramas de Gantt en Excel gratis en este enlace.



El resultado final que obtendremos en este tutorial será el siguiente:

 

diagrama de gantt en excel con formato condicional

Ejemplo:

 

A continuación veremos los datos del proyecto:

 

diagrama de gantt en excel con formato condicional

 

En nuestra tabla encontraremos lo siguiente:

  • Actividad: Indica el código de la actividad.
  • Descripción: Describe la actividad a realizar.
  • Fecha de Inicio: Fecha donde iniciarán las actividades de trabajo.
  • Tiempo: Cantidad de días que durará la actividad.
  • Fecha Final: Fecha donde se culminará la actividad. Se obtiene en función de la fecha de inicio y duración de la actividad con la siguiente fórmula: “FECHA DE INICIO+DURACIÓN-1”.
  • Celdas de Fecha: Las celdas vacías a la derecha de la «Fecha Final» se utilizarán para colocar el eje de fechas del diagrama de Gantt. La cantidad de celdas a utilizar será en función del tamaño del proyecto.

 

Utilización del formato condicional

 

Vamos a colocar en la primera celda de las fechas (F3) el menor tiempo de inicio del proyecto. Para ello colocaremos la siguiente fórmula: «=MIN(C4:C16)». De esta manera cuando ingresemos nuevos datos la celda se actualizará automáticamente.

 

explicación fecha Gantt

 

En la segunda celda de las fechas (G3) se calculará en función de la celda F3 agregando 1 día de esta forma: «=F3+1». Una vez calculado podemos arrastrar desde la celda G3 hacia la derecha para rellenar los valores de las otras celdas hasta el final.

Ahora explicaremos lo más detallado posible la fórmula condicional a utilizar en nuestro diagrama. Las celdas resaltadas de amarillo serán las que utilizaremos para explicar la lógica de la fórmula condicional (Nota: no es necesario que resaltes las celdas en tu formato, lo realizamos sólo con fines explicativos):

 

explicación fórmula Gantt

 

Seleccionaremos las celdas en blanco de nuestra tabla (resaltadas de color amarillo claro en la imagen) y haremos click en «Formato condicional» y luego «Nueva regla»:

 

formato condicional gantt

 

Colocaremos la fórmula indicada en la imagen y luego daremos click en formato. En la pestaña relleno colocaremos el color que queremos para la representación gráfica de nuestras actividades y damos aceptar dos veces:

 

formato condicional gantt

 

De manera automática, las celdas en blanco se rellenarán según los datos del proyecto, simulando las barras características del diagrama de Gantt:

 

 

¿Por qué se coloca esa fórmula?

 

Para que las celdas sin datos puedan «pintarse» y crear nuestro diagrama de Gantt, se deben cumplir las siguientes condiciones a la vez:

«Fecha de Inicio<=Fecha a evaluar» y «Fecha Final>=Fecha a evaluar»

Por ejemplo, la primera celda del gráfico (F4) se pinta porque cumple ambas condiciones de la siguiente forma:

=Y(C4<=F3;E4>=F3)

=Y(15/10/2019<=15/10/2019;19/10/2019>=15/10/2019)

=Y(VERDADERO;VERDADERO) = VERDADERO (La celda se pintará color azul)

Para que el formato se aplique a todas las celdas, fijamos las columnas para la fecha inicial ($C4) y final ($E4) y fijamos la fila para las fechas a evaluar (F$3) con el signo de dólar; quedando la fórmula de la siguiente manera:

=Y($C4<=F$3;$E4>=F$3)

 

Agregar marca de día actual

 

Finalmente agregaremos la señalización de dia actual. Primero seleccionamos el área donde están las barras del diagrama de Gantt incluído la parte donde estan las fechas a evaluar (a partir de la celda F3). Luego vamos a «Formato condicional» y luego «Nueva regla»:

 

formato condicional gantt

 

Colocaremos la fórmula indicada en la imagen y luego procederemos a dar el formato para resaltar las celdas de la fecha actual:

 

formato condicional gantt

 

Lo que realiza la fórmula es resaltar la celdas que corresponden a la misma fecha según se indique en el día actual:

 

Explicación fórmula2

 

Por ejemplo, si evaluamos las celdas resaltadas en amarillo tendríamos:

F3=B2

15/10/2019 = 25/10/2019

Resultado = FALSO (Las celdas no se resaltaron).

Cómo queremos que se evalúen todas las fechas del diagrama, fijamos la fila número 3, y en el caso del día actual fijamos la celda con los signos de dólar:

F$3=$B$2

Obtenemos como resultado final el siguiente gráfico:

 

diagrama de gantt en excel con formato condicional

 

Diagrama de gantt en excel con formato condicional – Recomendaciones

 

Realizar este tipo de diagrama de Gantt tiene algunas ventajas como:

  • Es fácil y rápido de realizar, con el tiempo lo realizarás en menos de 2 minutos.
  • Cada celda representa una unidad de tiempo de nuestro diagrama, lo que permite una mejor visualización.
  • La forma de señalizar el día actual es más sencilla que en los próximos gráficos que veremos.
  • Muy práctico para proyectos de corta duración.
  • Para proyectos de mayor duración, puedes trabajar con unidades de tiempo de semanas o meses en lugar de días.

Sin embargo, es importante mencionar algunas limitaciones de este tipo de diagramas:

  • Si trabajamos con unidades de tiempo mayores a días, no se puede utilizar fechas exactas.
  • Este tipo de gráficas puede incluir porcentajes de avance, sin embargo su representación gráfica no será precisa.
  • Para proyectos de larga duración con control diario, el gráfico puede extenderse demasiado y no será práctica la visualización.

Puedes descargar el ejemplo realizado desde el siguiente link:

 

 




 

Reflexión final

 

Definitivamente, elaborar un diagrama de Gantt en excel con formato condicional, es una de las formas más sencillas y rápidas de elaborarlo. No te pierdas las próximas entradas donde subiremos el nivel de funcionalidad de nuestro diagrama de Gantt.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, además de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.