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Diagrama de Gantt ¿Qué es, para qué sirve y cómo elaborarlo?+Ejemplos

Dentro de nuestra sección de entradas relacionadas a la gestión de proyectos, es obligatorio dedicar algunas al diagrama de Gantt. Pero, ¿qué es un diagrama de Gantt?, ¿para qué sirve? y ¿cómo se elaboran?. Todas estás preguntas y más serán respondidas en este nuevo artículo de Plan de Mejora.

 

portada diagrama de gantt

 

El corazón de la gestión de proyectos se puede resumir en lo siguiente:

«Sepa qué quiere construir, defina los pasos que debe seguir para construirlo y qué recursos tomará completar cada paso.»

Suena facilísimo ¿cierto? Sin embargo, en la práctica pocas veces se mantiene así. Súbitamente, cambian los plazos, aumenta el alcance, los recursos cambian o el equipo se divide para trabajar en diferentes proyectos. Para afrontar estos problemas, necesita una forma de ver rápidamente lo que se debe hacer, hacer un seguimiento del progreso y ver qué se avecina detrás de la siguiente curva. El diagrama de Gantt es una herramienta que ayuda a controlar estos aspectos.



 

¿Qué es un diagrama de Gantt?

 

Un diagrama de Gantt, también conocido como Carta Gantt, es una representación visual del avance del proyecto a lo largo de un determinado tiempo específico. Nos ayuda a realizar un seguimiento de las tareas en el proyecto del 0 al 100%, así como sus dependencias, e identificar dónde podrían surgir problema.

Con un diagrama de Gantt puedes determinar rápidamente:

  • Fechas de inicio y fin del proyecto.
  • Las tareas que componen el proyecto.
  • Fechas de inicio y fin de las tareas y su duración.
  • Cómo las tareas se agrupan, se superponen y dependen unas de otras
  • El progreso del proyecto y si estás siguiendo el calendario

En otras palabras, un gráfico de Gantt puede ser utilizado por cualquier persona que esté ejecutando o simplemente quiera realizar un seguimiento de un proyecto. Aunque originalmente se elaboraban en papel; actualmente la mayoría de las herramientas tecnológicas de administración de proyectos ofrecen opciones para elaborar diagramas de Gantt.

Un diagrama de Gantt típico tiene el nombre de tareas individuales o grupo de tareas de un proyecto en el eje Y. El eje X tiene una línea de tiempo dividida en una unidad de tiempo (días, semanas, etc.)

Cada actividad cuenta con una barra que determina la duración de la misma. Estas barras se unen con flechas en caso las tareas tengan relaciones de dependencia. Los diferentes colores indican cuánto de una actividad se ha completado y cuánto queda sin terminar.

Los software modernos permiten gráficos interactivos. A medida que el proyecto avanza, el cuadro también cambia, al rastrear la finalización de una tarea o indicando el inicio de otra.

Por ejemplo, aquí tenemos un ejemplo de diagrama de Gantt:

diagrama de Gantt

 

En el ejemplo anterior, se puede ver que la actividad A ha sido «75% completada». La actividad C depende de la actividad B.



 

Historia

 

En términos de tácticas de gestión de proyectos, el diagrama de Gantt es un desarrollo relativamente antiguo. La primera persona en usar algo similar fue el economista, ingeniero y consultor polaco Karol Adamiecki, quien llamó a su invento un «Harmonogram».

 

Harmonogram

Harmonogram

 

Aunque Adamiecki desarrolló el «Harmonogram» en 1896, no fue descrito formalmente hasta 1903 cuando publicó una serie de artículos sobre él en una revista polaca (Przeglad Techniczny). Los resultados de su invención fueron espectaculares: reportó un aumento del 100% al 400% en la producción de laminadores de metal, plantas químicas, etc. que utilizaron este método.

Mientras Adamiecki estaba desarrollando su herramienta, otro consultor de gestión, Henry Gantt, creó un método de gráficos similar en la década de 1910. Gantt llamó a su técnica el «diagrama de Gantt».

 

Henry Gantt y Karol Adamiecki

 

Las primeras versiones de este gráfico se centraban en «equilibrar» dos cosas:

  • Lo que debe hacer un trabajador (Gantt lo llamó «man’s record»)
  • Cuánto del trabajo se hizo y cuánto quedó («balance diario de trabajo»)

Más tarde, Gantt agregó un proceso para asignar tareas a cada trabajador y registrar su progreso. Lo llamó «tarjetas de producción», un concepto que se encuentra vigente en la actualidad.

Hubo pocas diferencias entre el «Harmonogram» y el diagrama de Gantt. El primero era menos visual pero más flexible. Sin embargo, dado que el trabajo de Gantt era en inglés, el diagrama de Gantt se adoptó mucho más rápidamente que el primero.



 

¿Cómo se elabora?

 

Actualmente la oferta de software de gestión de proyectos permite elaborar diagramas de Gantt registrando los datos principales y dando un simple click; sin embargo, en sus inicios esta herramienta se elaboró de forma manual en tableros con papel.  Mediante 5 pasos explicaremos los aspectos principales para su elaboración, ya sea en papel o en algún software especializado de proyectos.

 

tabla de producción

Programación Gantt usando Legos

 

1. Haz una lista de tus actividades

 

El primer paso para hacer un diagrama de Gantt es anotar todas las tareas involucradas en el proyecto o actividad. ¿Necesitas entrevistar a 30 personas? Anótala en tu lista. ¿Vas a realizar un análisis estadístico? también anótala.

En este punto es importante definir el concepto de estructura de desglose del trabajo (EDT).

La EDT, es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, según los requisitos del proyecto. Puede listar las actividades para los diferentes niveles de entregables.

Estructura de desglose del trabajo

Estructura de desglose del trabajo

Para entender más a fondo la relación entre el listado de actividades y la EDT te recomendamos revisar este post (en inglés).

Dos puntos a tener en cuenta aquí son:

  1. Cada tarea listada debe ser lo suficientemente grande como para ser manejada por un miembro individual del equipo. Algo más pequeño que eso, aumentará drásticamente la sobrecarga en la administración del proyecto.
  2. Pedir a los miembros del equipo que ayuden con la creación de la tarea . Como ya tienen una idea de su trabajo, pueden brindarle una mejor perspectiva de cómo dividir una actividad grande en partes más pequeñas, así como la longitud de cada parte.

Una vez que tenga un conjunto de actividades y sus tareas asociadas, escríbalas.

También puedes realizar una división jerárquica de actividades; por ejemplo, si estuvieras haciendo un rediseño de un sitio web, una gran actividad sería crear una serie de maquetas en Photoshop. Esta actividad se puede subdividir en otras tareas de la siguiente forma:

Lista de actividades

Una vez que tengas una lista de tareas, puede empezar a mapear la relación entre cada una de ellas.

 

2. Definir las dependencias de las tareas

 

En la realización de cualquier proyecto, siempre encontraremos que las tareas se encuentran interrelacionadas.

Por ejemplo, en el proyecto de rediseño del sitio web mencionado en el punto anterior; para ejecutar una prueba de usabilidad, primero debe identificar a su audiencia principal para la prueba. Si el sitio web está destinado a ser usado por niños de 15 años, no tendrá mucho sentido reclutar a jubilados de 60 años para que lo prueben. Esto significa que todas las tareas que siguen dependen de la primera tarea para completarse.

Algunas tareas pueden estar en curso. Probablemente necesite probar algunas funciones adicionales después de recibir comentarios de los usuarios. De esta manera, su lista inicial de tareas para probar la usabilidad podría contraerse/expandirse según nuestros hallazgos.

Dentro de estas dependencias podemos definir cuatro tipos:

 

Dependencia de las tareas

 

Es importante que todo el equipo comente esta etapa para definir correctamente las relaciones.

 

3. Crear una línea de tiempo del proyecto

 

Y llegamos a la parte crucial para la creación del diagrama de Gantt: definir la duración de cada tarea.

En primer lugar debemos definir la escala de tiempo a utilizar. La mayoría de los gráficos utilizan una línea de tiempo diaria, pero en proyectos largos puede ser más práctico utilizar semanas o meses. Para proyectos pequeños, también puede utilizar un cronograma por hora. Lo ideal es buscar una escala que permita visualizar las diferentes actividades con facilidad.

Se debe tener en cuenta para elaborar la línea de tiempo lo siguiente:

  1. Fines de semana y feriados.
  2. Pausas programadas en toda la empresa.
  3. Pausas programadas para miembros individuales del equipo.

El punto 3, puede esperar hasta que se termine la asignación de las tareas a los equipos de trabajo.

A continuación, se debe definir la duración de cada una de las tareas. Se debe tener en cuenta plazos razonables para cumplir los requisitos del cliente.

Es importante dejar un espacio para los retrasos y accidentes que invariablemente ocurren en cualquier proyecto largo; sobre todo para tareas complejas con varias dependencias. Revisar registros históricos de proyectos anteriores es de gran ayuda aquí.

Una vez definida la línea de tiempo para todas las tareas asignadas, vamos al penúltimo paso.

 

4. Asignar tareas a los equipos de trabajo

 

Se debe asignar las tareas a las personas o equipos de trabajo.

La facilidad o dificultad para asignar las tareas, dependerá de qué tan bien conoce a su equipo. Si conoce las fortalezas y debilidades de su equipo, puede averiguar rápidamente para qué tipo de tarea se acomodan mejor.



En este punto, también es útil revisar registros históricos de los rendimientos de manera que se puedan asignar ciertas prioridades.

Otros puntos a tener en cuenta son:

  1. ¿En qué otros proyectos están trabajando los equipos simultáneamente?
  2. Los descansos o vacaciones programadas.

Es una buena práctica mantener a los equipos enfocados en tareas similares en todos los proyectos. Esto reduce la carga cognitiva del cambio de tareas cuando cambian de un proyecto a otro.

También considere si cada tarea:

  • Requieren interactuar con los clientes (No todas las personas cuentan con un perfil orientado al cliente)
  • Si una gran cantidad de tareas dependen de otra, esta no puede permitirse ningún retraso.
  • Requieren equipos multidisciplinarios.

Finalmente, considere el proceso de aprobación para cada tarea en la línea de tiempo. Por ejemplo, si todos los diseños deben ser aprobados por el director de diseño, asegúrese de que esté disponible, especialmente para las tareas de alta prioridad. En caso de que esta persona tenga una pausa programada, tenga contingencias en su lugar para que el proyecto no se detenga.

 

5. Elaborar el diagrama visual:

 

Recapitulando los datos obtenidos en los puntos anteriores, tenemos:

  • Lista de actividades.
  • Relación entre cada una de las actividades.
  • Duración de las actividades y escala de tiempo.
  • Responsables de las acividades.

En cualquier software especializado en gestión de proyectos podemos registrar lo obtenido para generar nuestro diagrama de Gantt de manera automática, incluido Excel (ver tutorial) o también podemos descargar una plantilla. Si no cuentas con algún programa disponible, puedes dibujarlo en Word, Visio, Power Point, de la siguiente manera:

En una tabla, lista tus actividades, duración y responsable de manera vertical y coloca tu escala de tiempo en el eje horizontal superior. Cada recuadro representa la unidad de tiempo elegida, que para nuestro ejemplo es de un mes:

 

cuadro vacío

 

En la figura mostrada hemos considerado que la Tarea 2 se divide en 3 sub-tareas. En los recuadros de tiempo, deberás dibujar una barra según la duración de la actividad en su respectiva fila como en el siguiente gráfico:

 

gannt parte 1

 

Para guiarte en el tamaño de tu barra, recuerda que cada recuadro representa un mes; por lo tanto, las actividades que tienen duración un mes, su barra ocupará un sólo cuadro, las que duran dos meses, 2 cuadros, y así sucesivamente. También hemos diferenciado las tareas de las sub-tareas pintándolos de diferentes colores.

Finalmente graficamos las flechas que representan las relaciones entre las actividades. En nuestro ejemplo, cada tarea inicia después de que termina la anterior. En el caso de las subtareas 1,2 y 3, hemos considerado que inician simultáneamente.

 

gantt parte 2

 

De esta forma hemos terminado de elaborar nuestro diagrama de Gantt. Puedes descargar la plantilla en power point desde aquí.




 

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, puedes agregar más elementos o información a tu diagrama. A continuación mostramos, a manera de ejemplo, otros diagramas de Gantt:

 

Construcción

Diagrama de Gantt utilizado para la ampliación de una vivienda

 

proceso productivo

Diagrama de Gantt de análisis de maquinarias, personal y equipos en un proceso productivo. Las barras de color rojo son tiempos ociosos, las de color verde son tiempo de procesamiento.

 

lanzamiento de producto

Diagrama de Gantt del lanzamiento de un nuevo producto al mercado.

 

Ventajas del Diagrama de Gantt

 

En la administración de proyectos, contamos con varias herramientas para representar los datos y avances del proyecto: tableros kanban, líneas de tiempo del proyecto, diagramas de red, paneles de control, etc. Sin embargo, los diagramas de Gantt cuentan con las siguientes ventajas:



  • Nos muestra relaciones complejas de manera sencilla tales como: fecha de inicio y fin de las tareas, relaciones, avance de las tareas, equipos de trabajo, etc.
  • Los software actuales permiten ampliar/reducir el nivel de detalle de nuestros diagramas de Gantt para tener una visión panorámica del estado del proyecto o conocer los pormenores del avance de una tarea.
  • Ayuda en la motivación y responsabilidad del equipo, dado que el progreso de las tareas asignadas se muestra públicamente entre todos los integrantes del proyecto. Para ello se utilizan las barras de progreso.

barra de progreso

  • Nos ayuda en la gestión y planificación de los recursos, ya que podremos localizar que actividades requieren más recursos para culminarse a tiempo y cuáles actividades cuentan con holguras que permitan derivar recursos.
  • Mejora nuestras estimaciones de tiempos, ya que nos brindan datos en tiempo real para nuestra toma de decisiones y también nos sirven de referencia para estimaciones futuras.

 

Desventajas del Diagrama de Gantt

 

Entre las desventajas del diagrama de Gantt podemos mencionar las siguientes:

  • No permite ver la magnitud del trabajo; ya que las barras representan la duración de la tarea, mas no permiten diferenciar la complejidad y magnitud del trabajo a realizar.
  • Puede ser difícil gestionar los gráficos sin una herramienta especializada en administración de proyectos. La actualización diaria de nuestro diagrama se convertirá en una tarea compleja, si debemos ingresar la información de manera manual. Sin embargo, con la oferta actual de software en gestión de proyectos no tendrá problemas en conseguir alguna herramienta que le permitan las actualizaciones de forma automática.
  • No es apto para proyectos flexibles. El diagrama de Gantt presupone que podemos descomponer nuestro proyecto en un listado de tareas que permitirán completarlo. Es por ello que si no tenemos claros los requisitos del proyecto, será difícil utilizar esta herramienta. Esto se presenta con frecuencia en el desarrollo de software, donde las metodologías ágiles como Scrum, exigen flexibilidad y fluidez.

 

Reflexión final

 

Los diagramas de Gantt son una herramienta básica en la administración de proyectos, por lo que es indispensable su estudio en esta materia. No sólo nos permite planificar nuestro proyecto, si no también  puede mantener a todo su equipo responsable, mejorar el seguimiento y facilitar la gestión en general. 

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, además de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.