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C贸mo hacer un diagrama de Gantt en Excel paso a paso

Una de las formas m谩s efectivas y sencillas para planificar y realizar seguimiento a nuestro trabajo es utilizar un diagrama de Gantt, En este nuevo post de Plan de Mejora aprender谩s c贸mo hacer un diagrama de Gantt en Excel聽paso a paso.

 

c贸mo hacer un diagrama de Gantt en excel

 

En la actualidad, los software especializados para la gesti贸n de proyectos y espec铆ficamente para la elaboraci贸n de diagramas de Gantt son diversos tales como Microsoft Project, Smarsheet,聽Gantt Project, entre otros; donde los que tienen las mejores prestaciones y funcionalidades en su mayor铆a son de pago. Sin embargo, si no podemos acceder a alg煤n software especializado, siempre podemos hacer uso de nuestra herramienta preferida de trabajo: Excel, para elaborar nuestros diagramas de Gantt.



Antes de iniciar, debes saber que esta entrada ser谩 la primera de una serie de tutoriales sobre c贸mo elaborar diagramas de Gantt en Excel considerando diferentes funcionalidades. Al ser la primera, abordaremos la forma m谩s b谩sica de elaborar un diagrama de Gantt. El resultado que obtendremos ser谩 el siguiente:

gr谩fico gantt final

 

Si quieres ver algunos conceptos te贸ricos relacionados al diagrama de Gantt puedes ingresar en este enlace. Tambi茅n puedes revisar el complemento de excel para gesti贸n de proyectos que incluye funcionalidades para crear diagramas de Gantt autom谩ticamente.

Si prefieres ver formatos de diagrama de Gantt en Excel pre-dise帽ado, hemos seleccionado las mejores plantillas gratuitas en este enlace.

 

Ejemplo:

 

A continuaci贸n, presentamos los datos del proyecto a utilizar para nuestro ejemplo:

 

datos del proyecto de lanzamiento de nuevo producto

 

En nuestra tabla tenemos las siguientes columnas:

  • Actividad: Indica el c贸digo de la actividad.
  • Descripci贸n: Describe la actividad a realizar.
  • Fecha de Inicio: Fecha donde iniciar谩n las actividades de trabajo.
  • Duraci贸n: Cantidad de d铆as que durar谩 la actividad.
  • Fecha Final: Fecha donde se culminar谩 la actividad. Se obtiene en funci贸n de la fecha de inicio y duraci贸n de la actividad con la siguiente f贸rmula: 鈥淔ECHA DE INICIO+DURACI脫N鈥, as铆 interpretamos que la actividad finaliza al inicio del valor mostrado. Tambi茅n se puede considerar la f贸rmula como 芦FECHA DE INICIO+DURACI脫N-1禄 y se interpreta que la actividad termina al final del valor mostrado.



 

Elaboraci贸n del Diagrama de Gantt en Excel

 

Para iniciar nuestro diagrama de Gantt seleccionaremos las celdas desde A2 hasta C15, luego daremos click en insertar gr谩fico de barras apiladas de la siguiente forma:

 

diagrama de gantt en excel

 

El resultado ser铆a el siguiente:

 

gr谩fico 1

 

Como siguiente paso, seleccionamos el gr谩fico, damos click en seleccionar datos, luego click en agregar y seleccionamos como nombre de la serie la celda D2 (Tiempo) y como valores de la serie desde la celda D3:D15.

 

diagrama de gantt en excel 2

 

Nuestro gr谩fico quedar铆a as铆:

 

gr谩fico 2

 

Ahora daremos click en las barras azules del gr谩fico, click derecho y seleccionamos 鈥淒ar formato a serie de datos鈥, luego damos click en el s铆mbolo de bote de pintura, vamos a la opci贸n relleno y seleccionamos sin relleno.

 

diagrama de gantt en excel

 

Obtendremos el siguiente resultado:



gr谩fico 3

 

Nuestro diagrama de Gantt ya va tomando forma, pero se debe adecuar el listado de actividades para que se ordenen adecuadamente. Seleccionamos el eje de las actividades, damos click derecho y seleccionamos 鈥淒ar formato al eje鈥. Marcamos la casilla de 鈥淐ategor铆as en orden inverso鈥.

 

diagrama de gantt en excel

 

El gr谩fico quedar铆a de la siguiente manera:

 

gr谩fico 4

 

Para dar una mejor visualizaci贸n a nuestro diagrama, vamos a adecuar la escala de las fechas seg煤n la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalizaci贸n. Para eso debemos verificar la equivalencia de la fecha en n煤mero para Excel: Seleccionamos la celda de la fecha inicial (C3) y vemos su equivalencia en n煤mero en la configuraci贸n de n煤mero y realizamos lo mismo con la fecha final (E15):

 

formato n煤mero

 

La equivalencia ser铆a:

  • Fecha de Inicio: 01/08/2019 en n煤mero ser铆a 43 678.
  • Fecha Final: 11/11/2019 en n煤mero ser铆a 43 780.

Con estos datos configuramos los extremos del eje horizontal:

 

adecuando escala

 

Nota: No es necesario ingresar ambas fechas, con la fecha inicial es suficiente ya que la fecha final se adecuar谩 en autom谩tico; sin embargo, para darle un mejor dise帽o a nuestro diagrama y las barras del diagrama de Gantt calcen exactamente en el gr谩fico, adecuamos tambi茅n la fecha final. Ten presente esto ya que si cambias la fecha de finalizaci贸n de todo el proyecto, debes adecuar nuevamente el valor.

 

El resultado final, con algunos ajustes adicionales de dise帽o (a tu gusto) qued贸 as铆:

 

gr谩fico gantt final

 

Puedes descargar el archivo final en el siguiente link:

 




Reflexi贸n final

 

Una vez m谩s queda demostrado que Excel nos puede ayudar much铆simo en la gesti贸n de proyectos; y que es muy sencillo elaborar diagramas de Gantt con funciones b谩sicas. En las siguientes entradas ense帽aremos c贸mo agregar funciones adicionales.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, adem谩s de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.