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Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Una de las formas más efectivas y sencillas para planificar y realizar seguimiento a nuestro trabajo es utilizar un diagrama de Gantt, En este nuevo post de Plan de Mejora aprenderás como hacer un diagrama de Gantt en Excel.

 

cómo hacer un diagrama de Gantt en excel

 

En la actualidad, los software especializados para la gestión de proyectos y específicamente para la elaboración de diagramas de Gantt son diversos tales como Microsoft Project, Smarsheet, Gantt Project, entre otros; donde los que tienen las mejores prestaciones y funcionalidades en su mayoría son de pago. Sin embargo, si no podemos acceder a algún software especializado, siempre podemos hacer uso de nuestra herramienta preferida de trabajo: Excel, para elaborar nuestros diagramas de Gantt.



Antes de iniciar, debes saber que esta entrada será la primera de una serie de tutoriales sobre cómo elaborar diagramas de Gantt en Excel considerando diferentes funcionalidades. Al ser la primera, abordaremos la forma más básica de elaborar un diagrama de Gantt. El resultado que obtendremos será el siguiente:

gráfico gantt final

 

Si quieres ver algunos conceptos teóricos relacionados al diagrama de Gantt puedes ingresar en este enlace. También puedes revisar el complemento de excel para gestión de proyectos que incluye funcionalidades para crear diagramas de Gantt automáticamente.

Si prefieres ver formatos de diagrama de Gantt en Excel pre-diseñado, hemos seleccionado las mejores plantillas gratuitas en este enlace.

 

Ejemplo:

 

A continuación, presentamos los datos del proyecto a utilizar para nuestro ejemplo:

 

datos del proyecto de lanzamiento de nuevo producto

 

En nuestra tabla tenemos las siguientes columnas:

  • Actividad: Indica el código de la actividad.
  • Descripción: Describe la actividad a realizar.
  • Fecha de Inicio: Fecha donde iniciarán las actividades de trabajo.
  • Duración: Cantidad de días que durará la actividad.
  • Fecha Final: Fecha donde se culminará la actividad. Se obtiene en función de la fecha de inicio y duración de la actividad con la siguiente fórmula: “FECHA DE INICIO+DURACIÓN”.



 

Elaboración del Diagrama de Gantt en Excel

 

Para iniciar nuestro diagrama de Gantt seleccionaremos las celdas desde A2 hasta C15, luego daremos click en insertar gráficos de barras apiladas de la siguiente forma:

 

diagrama de gantt en excel

 

El resultado sería el siguiente:

 

gráfico 1

 

Como siguiente paso, seleccionamos el gráfico, damos click en seleccionar datos, luego click en agregar y seleccionamos como nombre de la serie la celda D2 (Tiempo) y como valores de la serie desde la celda D3:D15.

 

diagrama de gantt en excel 2

 

Nuestro gráfico quedaría así:

 

gráfico 2

 

Ahora daremos click en las barras azules del gráfico, click derecho y seleccionamos “Dar formato a serie de datos”, luego damos click en el símbolo de bote de pintura, vamos a la opción relleno y seleccionamos sin relleno.

 

diagrama de gantt en excel

 

Obtendremos el siguiente resultado:



gráfico 3

 

Nuestro diagrama de Gantt ya va tomando forma, pero se debe adecuar el listado de actividades para que se ordenen adecuadamente. Seleccionamos el eje de las actividades, damos click derecho y seleccionamos “Dar formato al eje”. Marcamos la casilla de “Categorías en orden inverso”.

 

diagrama de gantt en excel

 

El gráfico quedaría de la siguiente manera:

 

gráfico 4

 

Para dar una mejor visualización a nuestro diagrama, vamos a adecuar la escala de las fechas según la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización. Para eso debemos verificar la equivalencia de la fecha en número para Excel: Seleccionamos la celda de la fecha inicial (C3) y vemos su equivalencia en número en la configuración de número y realizamos lo mismo con la fecha final (E15):

 

formato número

 

La equivalencia sería:

  • Fecha de Inicio: 01/08/2019 en número sería 43 678.
  • Fecha Final: 11/11/2019 en número sería 43 780.

Con estos datos configuramos los extremos del eje horizontal:

 

adecuando escala

 

Nota: No es necesario ingresar ambas fechas, con la fecha inicial es suficiente ya que la fecha final se adecuará en automático; sin embargo, para darle un mejor diseño a nuestro diagrama y las barras del diagrama de Gantt calcen exactamente en el gráfico, adecuamos también la fecha final. Ten presente esto ya que si cambias la fecha de finalización de todo el proyecto, debes adecuar nuevamente el valor.

 

El resultado final, con algunos ajustes adicionales de diseño (a tu gusto) quedó así:

 

gráfico gantt final

 

Puedes descargar el archivo final en el siguiente link:

 




Reflexión final

 

Una vez más queda demostrado que Excel nos puede ayudar muchísimo en la gestión de proyectos; y que es muy sencillo elaborar diagramas de Gantt con funciones básicas. En las siguientes entradas enseñaremos como agregar funciones adicionales.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, además de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.