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Proyectos en Excel: Hacer diagrama PERT CPM y calcular ruta crítica

Bienvenidos a una nueva entrada de Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, practicar y mejorar. En esta ocasión, como parte de nuestra serie de entradas de gestión de proyectos, te presentamos un EXCELente complemento que te permitirá hacer diagramas PERT CPM y calcular la ruta crítica de tus proyectos en excel de forma automatizada.

 

proyectos en excel

 

Si hablamos de software para gesti√≥n de proyectos, lo primero que viene a nuestra mente son herramientas como Microsoft Project, Smarsheet, Gantt Project, entre otros; y tal vez como una de tus √ļltimas opciones pensar√≠as en el uso de Excel. Y aunque¬† Excel es una herramienta que se puede moldear para usarlo en diferentes temas; para la gesti√≥n de proyectos se tienen que hacer algunas adecuaciones a nuestras hojas de c√°lculo a fin de realizar nuestros c√°lculos.

Afortunadamente te traemos un complemento para gesti√≥n de proyectos en Excel llamado «Project Management» que automatiza gran parte de los c√°lculos. Esta herramienta te ayudar√° a:

También puedes ver Herramienta online gratis para calcular ruta crítica y diagrama PERT CPM

El complemento de excel «Project Management» puedes descargarlo desde el siguiente link:




Para la instalación del complemento puedes revisar el siguiente video:

 

Uso de Project Management en Excel:

 

Para evaluar el uso del complemento de proyectos en excel, utilizaremos un ejemplo. Si prefieres un video, tenemos uno en la parte inferior de la entrada.

 

Ejemplo:

 

Para completar el ensamble del ala de un avión experimental, Jim Gilbert ha definido las siete actividades principales involucradas. Estas actividades han sido etiquetadas de la A a la G en la tabla siguiente, que también muestra sus tiempos de terminación estimados (en semanas) y sus precedentes inmediatos. Determine el tiempo esperado y la varianza para cada actividad:

 

proyectos en excel

 

Considerar también que Jim Gilbert desea determinar la ruta crítica para el proyecto del ensamble completo del ala, así como el tiempo esperado para la terminación de todo el proyecto. Además quiere determinar los tiempos de inicio y terminación más cercano y más lejano para todas las actividades. Finalmente calcular la probabilidad de que el proyecto finalice en 19 semanas.


Solución:

 

Nos dirigimos a la pesta√Īa complementos, seleccionamos OM_IE y damos click en «New Problem». A continuaci√≥n se muestra la siguiente ventana:

 

proyectos en excel

 

  1. Problema Name (Nombre del Problema): se usa para nombrar la hoja de trabajo y varios rangos en la hoja de trabajo; por lo tanto debe ser un nombre de Excel leg√≠timo. No debe contener espacios ni puntuaci√≥n adem√°s debe comenzar con una letra. Para nuestro caso colocaremos «Ejemplo».
  2. Number of Activities (N√ļmero de Actividades): es el n√ļmero de tareas que comprende el proyecto, incluyendo el inicio y final. En nuestro ejemplo tenemos 7 actividades, pero agregamos 2 mas para inicio y final teniendo en total 9.
  3. Max Predecessors (Predecesores m√°ximos): es la cantidad m√°xima de actividades predecesoras para cualquier actividad en el proyecto. Para nuestro ejemplo, la actividad con mas predecesores es E con 2.
  4. Number of Resources (N√ļmero de Recursos): Hace referencia a los recursos necesarios para cada actividad (personas, tiempo, dinero). Para nuestro ejemplo no ser√° necesario evaluar recursos y colocamos cero.
  5. Variable Activities (Actividades variables): estas actividades no tienen un tiempo fijo, sino que su duración está determinada por los tiempos de inicio y final de otras actividades. Estas actividades pueden ser aceleradas agregando más recursos. En nuestro ejemplo no se presentan este tipo de actividades.
  6. Time Measure (Medida de tiempo): Son las unidades de tiempo de las actividades. Se debe colocar la medida correspondiente en ingl√©s: «Hours» para horas, «Days» para d√≠as, «Weeks» para semanas, etc. En nuestro ejemplo, la unidad de tiempo es semanas (Weeks).
  7. En las casillas de verificación de la sección 7 tenemos las siguientes opciones:
    • Cash Flow (Flujo de Caja): permite hacer un an√°lisis de flujo de caja de ingresos y salidas de dinero durante el proyecto.
    • Random Data (Datos aleatorios): sirve para generar un problema aleatorio. Puedes utilizar esta opci√≥n para probar su funcionamiento.
    • Calendar (Calendario): relaciona los tiempos del proyecto con las fechas del calendario. En nuestro ejemplo no es necesario el uso de ninguna de estas opciones.
  8. En las casillas de verificación de la sección 8 tenemos las siguientes opciones:
    • Work Breakdown Schedule (Programa de desglose del trabajo): esta opci√≥n proporciona niveles en las actividades para ordenarlas como una estructura jer√°rquica.
    • Freeze Window (Congelar ventana): divide la pantalla para que los t√≠tulos permanezcan fijos mientras el usuario se desplaza a varias partes de la ventana. Esto es especialmente √ļtil para problemas grandes.
    • Hide Computations (Ocultar c√°lculos): se ocultan las columnas que contienen informaci√≥n de parte de los c√°lculos realizados. En nuestro ejemplo no es necesario el uso de ninguna de estas opciones.
  9. Activity Times (Tiempos de actividad): permite que los tiempos se especifiquen como cantidades fijas (Fixed), representadas por tres estimaciones (Random) o descritas por distribuciones de probabilidad (Distribution) seleccionando la opción correspondiente. Usamos la opción Random para nuestro ejemplo.
  10. Distribution (Distribuci√≥n): esta opci√≥n se habilita cuando seleccionamos «Distribution» en el cuadro de tiempos de actividad. Se escoge el tipo de distribuci√≥n estad√≠stica que tendr√° el tiempo de cada actividad.

Una vez ingresados los datos, damos clik en «OK» y obtendremos la siguiente hoja de c√°lculo:

proyectos en excel



Las celdas de color amarillo realizan c√°lculos autom√°ticos. Se deben registrar los valores en las celdas color blanco, seg√ļn se muestra en la siguiente imagen:

proyectos en excel

En la parte superior izquierda de nuestra hoja de c√°lculo tenemos las siguientes opciones:

  • Change (Cambio): Permite agregar o eliminar actividades en nuestro modelo, seg√ļn la siguiente imagen:

 

configuración

 

  • Solve (Solucionar): Al dar click el complemento realizar√° los c√°lculos para solucionar el problema. Para nuestro ejemplo obtendremos lo siguiente:

datos del ejemplo

También veremos los datos de los tiempos más próximos y lejanos de inicio y final, además de las holguras. Para ello mostramos las celdas R, S, T, U, V que se encontraban ocultas en la vista anterior:

 

project management

En la parte superior izquierda usaremos los siguientes botones:

 

proyectos en excel

 

  • Critical: Esta opci√≥n resalta de color rojo las celdas al costado de las actividades que pertenecen a la ruta cr√≠tica:

 

proyectos en excel

 

  • Graph: Esta opci√≥n elabora el diagrama de redes PERT-CPM, adem√°s nos permite seleccionar si se desea que en el gr√°fico se muestren algunos datos de las actividades. Los nodos resaltados de color verde corresponden a las actividades cr√≠ticas.

 

ruta critica

Ruta Crítica del Proyecto simple



ruta crítica en excel

Ruta Crítica con datos adicionales

 

 

  • Gantt: Elabora un diagrama de Gantt simple con las actividades de nuestro proyecto.

 

diagrama de gantt en excel

 

Finalmente para calcular la probabilidad de terminar el proyecto en 19 semanas ingresamos el valor en nuestra hoja de c√°lculo (en nuestro ejemplo es la celda P2):

 

proyectos en excel

 

La celda P6 calcula automáticamente la probabilidad, que para nuestro ejemplo sería el 50%.

En el siguiente link puedes descargar el archivo excel del problema:




Ejemplo en Video:

 

 

En el siguiente link puedes descargar el archivo excel del problema del video:




Reflexión Final

 

Si bien existen software más completos para la gestión de proyectos, este complemento se presenta como una herramienta alternativa de fácil manejo para resolver ejercicios de gestión de proyectos en excel, especialmente para el ámbito académico.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, adem√°s de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.


Referencias:

Los ejercicios presentados y el complemento de proyectos en excel forman de:

  • Heizer, J., & Render, B. (2014). Principios de Administraci√≥n de Operaciones (Novena ed.). Mexico, D.F.: Pearson Educaci√≥n.
  • Jensen, P., Bard, J. (2003). Operations Research Models and Methods (Primera ed.). John Wiley & Sons.
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