,

Proyectos en Excel: Hacer diagrama PERT CPM y calcular ruta crítica

Aprender ahora será más fácil. Suscríbete a nuestro canal de Youtube y empieza a mejorar

Bienvenidos a una nueva entrada de Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, practicar y mejorar. En esta ocasión, como parte de nuestra serie de entradas de gestión de proyectos, te presentamos un EXCELente complemento que te permitirá hacer diagramas PERT CPM y calcular la ruta crítica de tus proyectos en excel de forma automatizada.

 

proyectos en excel

 

Si hablamos de software para gestión de proyectos, lo primero que viene a nuestra mente son herramientas como Microsoft Project, Smarsheet, Gantt Project, entre otros; y tal vez como una de tus últimas opciones pensarías en el uso de Excel. Y aunque  Excel es una herramienta que se puede adecuar para usarlo en diferentes temas; para la gestión de proyectos se tienen que hacer algunas adecuaciones a nuestras hojas de cálculo a fin de realizar nuestros cálculos.

Afortunadamente te traemos un complemento para gestión de proyectos en Excel llamado “Project Management” que automatiza gran parte de los cálculos. Esta herramienta te ayudará a:

El complemento de excel “Project Management” puedes descargarlo desde el siguiente link:




Para la instalación del complemento puedes revisar el siguiente video:

 

Uso de Project Management en Excel:

 

Para evaluar el uso del complemento de proyectos en excel, utilizaremos un ejemplo. Si prefieres un video, tenemos uno en la parte inferior de la entrada.

 

Ejemplo:

 

Para completar el ensamble del ala de un avión experimental, Jim Gilbert ha definido las siete actividades principales involucradas. Estas actividades han sido etiquetadas de la A a la G en la tabla siguiente, que también muestra sus tiempos de terminación estimados (en semanas) y sus precedentes inmediatos. Determine el tiempo esperado y la varianza para cada actividad:

 

proyectos en excel

 

Considerar también que Jim Gilbert desea determinar la ruta crítica para el proyecto del ensamble completo del ala, así como el tiempo esperado para la terminación de todo el proyecto. Además quiere determinar los tiempos de inicio y terminación más cercano y más lejano para todas las actividades. Finalmente calcular la probabilidad de que el proyecto finalice en 19 semanas.


Solución:

 

Nos dirigimos a la pestaña complementos, seleccionamos OM_IE y damos click en “New Problem”. A continuación se muestra la siguiente ventana:

 

proyectos en excel

 

  1. Problema Name (Nombre del Problema): se usa para nombrar la hoja de trabajo y varios rangos en la hoja de trabajo; por lo tanto debe ser un nombre de Excel legítimo. No debe contener espacios ni puntuación además debe comenzar con una letra. Para nuestro caso colocaremos “Ejemplo”.
  2. Number of Activities (Número de Actividades): es el número de tareas que comprende el proyecto, incluyendo el inicio y final. En nuestro ejemplo tenemos 7 actividades, pero agregamos 2 mas para inicio y final teniendo en total 9.
  3. Max Predecessors (Predecesores máximos): es la cantidad máxima de actividades predecesoras para cualquier actividad en el proyecto. Para nuestro ejemplo, la actividad con mas predecesores es E con 2.
  4. Number of Resources (Número de Recursos): Hace referencia a los recursos necesarios para cada actividad (personas, tiempo, dinero). Para nuestro ejemplo no será necesario evaluar recursos y colocamos cero.
  5. Variable Activities (Actividades variables): estas actividades no tienen un tiempo fijo, sino que su duración está determinada por los tiempos de inicio y final de otras actividades. Estas actividades pueden ser aceleradas agregando más recursos. En nuestro ejemplo no se presentan este tipo de actividades.
  6. Time Measure (Medida de tiempo): Son las unidades de tiempo de las actividades. Se debe colocar la medida correspondiente en inglés: “Hours” para horas, “Days” para días, “Weeks” para semanas, etc. En nuestro ejemplo, la unidad de tiempo es semanas (Weeks).
  7. En las casillas de verificación de la sección 7 tenemos las siguientes opciones:
    • Cash Flow (Flujo de Caja): permite hacer un análisis de flujo de caja de ingresos y salidas de dinero durante el proyecto.
    • Random Data (Datos aleatorios): sirve para generar un problema aleatorio. Puedes utilizar esta opción para probar su funcionamiento.
    • Calendar (Calendario): relaciona los tiempos del proyecto con las fechas del calendario. En nuestro ejemplo no es necesario el uso de ninguna de estas opciones.
  8. En las casillas de verificación de la sección 8 tenemos las siguientes opciones:
    • Work Breakdown Schedule (Programa de desglose del trabajo): esta opción proporciona niveles en las actividades para ordenarlas como una estructura jerárquica.
    • Freeze Window (Congelar ventana): divide la pantalla para que los títulos permanezcan fijos mientras el usuario se desplaza a varias partes de la ventana. Esto es especialmente útil para problemas grandes.
    • Hide Computations (Ocultar cálculos): se ocultan las columnas que contienen información de parte de los cálculos realizados. En nuestro ejemplo no es necesario el uso de ninguna de estas opciones.
  9. Activity Times (Tiempos de actividad): permite que los tiempos se especifiquen como cantidades fijas (Fixed), representadas por tres estimaciones (Random) o descritas por distribuciones de probabilidad (Distribution) seleccionando la opción correspondiente. Usamos la opción Random para nuestro ejemplo.
  10. Distribution (Distribución): esta opción se habilita cuando seleccionamos “Distribution” en el cuadro de tiempos de actividad. Se escoge el tipo de distribución estadística que tendrá el tiempo de cada actividad.

Una vez ingresados los datos, damos clik en “OK” y obtendremos la siguiente hoja de cálculo:

proyectos en excel



Las celdas de color amarillo realizan cálculos automáticos. Se deben registrar los valores en las celdas color blanco, según se muestra en la siguiente imagen:

proyectos en excel

En la parte superior izquierda de nuestra hoja de cálculo tenemos las siguientes opciones:

  • Change (Cambio): Permite agregar o eliminar actividades en nuestro modelo, según la siguiente imagen:

 

proyectos en excel

 

  • Solve (Solucionar): Al dar click el complemento realizará los cálculos para solucionar el problema. Para nuestro ejemplo obtendremos lo siguiente:

proyectos en excel

También veremos los datos de los tiempos más próximos y lejanos de inicio y final, además de las holguras. Para ello mostramos las celdas R, S, T, U, V que se encontraban ocultas en la vista anterior:

 

proyectos en excel

En la parte superior izquierda usaremos los siguientes botones:

 

proyectos en excel

 

  • Critical: Esta opción resalta de color rojo las celdas al costado de las actividades que pertenecen a la ruta crítica:

 

proyectos en excel

 

  • Graph: Esta opción elabora el diagrama de redes PERT-CPM, además nos permite seleccionar si se desea que en el gráfico se muestren algunos datos de las actividades. Los nodos resaltados de color verde corresponden a las actividades críticas.

 

proyectos en excel

Ruta Crítica del Proyecto simple



proyectos en excel

Ruta Crítica con datos adicionales

 

 

  • Gantt: Elabora un diagrama de Gantt simple con las actividades de nuestro proyecto.

 

proyectos en excel

 

Finalmente para calcular la probabilidad de terminar el proyecto en 19 semanas ingresamos el valor en nuestra hoja de cálculo (en nuestro ejemplo es la celda P2):

 

proyectos en excel

 

La celda P6 calcula automáticamente la probabilidad, que para nuestro ejemplo sería el 50%.

En el siguiente link puedes descargar el archivo excel del problema:




Ejemplo en Video:

 

 

En el siguiente link puedes descargar el archivo excel del problema del video:




Reflexión Final

 

Si bien existen software más completos para la gestión de proyectos, este complemento se presenta como una herramienta alternativa de fácil manejo para resolver ejercicios de gestión de proyectos en excel, especialmente para el ámbito académico.

Si tienes alguna duda al respecto te invitamos a dejarla en los comentarios, además de seguirnos en Facebook y suscribirte en nuestro canal de Youtube. Somos Plan de Mejora, el mejor lugar para aprender, crecer y mejorar.


Referencias:

Los ejercicios presentados y el complemento de proyectos en excel forman de:

  • Heizer, J., & Render, B. (2014). Principios de Administración de Operaciones (Novena ed.). Mexico, D.F.: Pearson Educación.
  • Jensen, P., Bard, J. (2003). Operations Research Models and Methods (Primera ed.). John Wiley & Sons.