Gestión del tiempo del proyecto: probabilidad de terminar en el plazo

Una de las variables principales en la gestión de proyectos es el tiempo; es por ello que los gerentes ponen especial interés en que se cumplan los plazos programados. Aun así, es posible que se presenten ciertos eventos que generen retrasos y problemas en la gestión del tiempo del proyecto. En esta entrada de Plan de Mejora aprenderemos a calcular la probabilidad de terminar un proyecto en el plazo programado.

Gestión del tiempo del proyecto

¿Qué es la Gestión del Tiempo del Proyecto?

La gestión del tiempo del proyecto es la actividad que consiste en planificar y controlar el uso eficiente del tiempo para completar un proyecto.

Esta actividad requiere que los gerentes y administradores de proyectos mantengas a sus equipos organizados, productivos y eficientes en todo momento.

Incluye todas las técnicas, métodos, herramientas y procedimientos necesarios para la administración del tiempo.

¿Cómo realizar la gestión del tiempo del Proyecto?

De acuerdo a lo establecido en la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®), la gestión del tiempo del proyecto se realiza en 5 etapas o procesos:

Paso 1: Planificar la Gestión del Tiempo:

En este proceso se establecen las políticas, procedimientos así como la documentación necesaria para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Paso 2: Definir las Actividades

En esta etapa se identifican y documentan las acciones específicas (tareas o actividades) que se deben realizar para elaborar los entregables del proyecto.

Paso 3: Secuenciar las actividades

Es necesario determinar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Para este paso es muy útil elaborar el diagrama de redes PERT CPM.

Paso 4: Estimar la duración de las Actividades

La estimación de la duración de las actividades consiste en calcular la cantidad de tiempo que se necesitará para completar cada actividad utilizando los recursos estimados. Gracias a este proceso, podrá establecer cuánto tiempo se necesitará para completar cada actividad. Uno de las técnicas utilizadas en esta etapa es el método PERT.

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Paso 5: Desarrollar el Cronograma

En este proceso se analiza la secuencia de actividades, duraciones, requisitos de los recursos y restricciones del cronograma para definir un modelo de programación donde se establezca la ejecución, el monitoreo y el control del proyecto. En esta etapa se utiliza el análisis de la ruta crítica. Para la elaboración del cronograma es común utilizar el diagrama de Gantt.

Paso 6: Controlar el Cronograma

Cómo último paso, se debe controlar el cronograma. Este proceso consiste en monitorear el estado del proyecto para actualizarlo y realizar los cambios que se requieran para mantener la línea base del cronograma. Para este punto, el cálculo de probabilidades que veremos en la siguiente sección es muy útil.

Probabilidad de Terminar el Proyecto

Para efectos académicos, en artículos anteriores hemos considerado que los tiempos de las actividades del proyecto son fijos (sin variación en su duración); sin embargo, en la práctica es muy difícil que los tiempos permanezcan constantes, por el contrario están sujetos a incertidumbre. Por ejemplo, en un proyecto de construcción las condiciones climatológicas o la llegada tardía de materias primas pueden causar ciertos retrasos.

El método PERT puede usarse para cuantificar estos riesgos asociados con la gestión del tiempo del proyecto, utilizando análisis estadístico.

IMPORTANTE: Con nuestra calculadora de probabilidades PERT, puedes resolver ejercicios de este tipo de manera fácil y automática.

Varianza del proyecto:

Aún con el cálculo del tiempo esperado, el problema de la incertidumbre en los tiempos de las actividades no se elimina tan fácilmente. Como el tiempo de cada actividad es incierto; por lo tanto, el tiempo total de terminación del proyecto también será incierto. Para resolver este problema, los cálculos PERT/CPM utilizan la varianza de las actividades de la ruta crítica para ayudar a determinar la varianza del proyecto global.

La varianza (Vari) de cada actividad (i) de la ruta crítica se calcula así:

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varianza de las actividades

La varianza del proyecto se calcula así:

varianza del proyecto

 

Probabilidad

Para determinar la probabilidad de cumplir con los plazos convenidos para la terminación del proyecto. Para ello, aplicamos el Teorema del límite central, según el cual la suma de un grupo de variables aleatorias independientes, distribuidas en forma idéntica, se aproxima a una distribución normal a medida que el número de las variables aleatorias se incrementa.

La media de la distribución del tiempo total del proyecto es igual a la suma de los tiempos esperados de las actividades incluidas en la ruta:

Gestión del tiempo del proyecto

La desviación estándar es la raíz cuadrada de la varianza:

desviación estándar del proyecto

Finalmente para calcular la probabilidad de terminar el proyecto utilizamos el estadístico «z» de la distribución normal:

distribución normal proyecto

Siendo T = Fecha de vencimiento del proyecto.

Ejemplo:

El proyecto de McGee Carpet and Trim tiene una duración estimada de 36.33 días y una varianza de 5.22. Se pide calcular :

  1. La probabilidad de que McGee Carpet and Trim termine el proyecto en 40 días o menos.
  2. ¿Qué fecha de entrega le da al proyecto una probabilidad del 90% de terminar a tiempo?

Solución:

Parte a:

Tenemos los siguientes datos calculados anteriormente:

probabilidad del proyecto

La probabilidad se calcula de la siguiente forma:

probabilidad del proyecto

Para calcular la probabilidad, puedes utilizar nuestra calculadora de la distribución normal.

Parte b:

En esta ocasión nos piden calcular el valor de «T» considerando una probabilidad del 90% de terminar a tiempo; para ello despejamos la ecuación:

Gestión del tiempo del proyecto

Ahora reemplazamos los valores correspondientes y calculamos el valor de T:

Gestión del tiempo del proyecto

Gestión del tiempo del proyecto

Para calcular valor de «z» puedes utilizar nuestra calculadora de la distribución normal inversa.

La respuesta sería que en el plazo de 39.25 días hay una probabilidad del 90% de terminar el trabajo.

Importancia

La importancia de la gestión del tiempo del proyecto radica en los siguientes aspectos:

  • Mejora la productividad y eficacia del equipo de trabajo.
  • Permite un mejor uso de los recursos del proyecto.
  • Ayuda en la toma de decisiones respecto al desarrollo del proyecto.
  • Reduce la incertidumbre, debido a que se realiza un mejor control sobre el desarrollo del proyecto.
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Reflexión Final:

El tiempo es un recurso limitado, pero también es muy valioso, es por ello que la gestión del tiempo es un aspecto clave en cualquier proyecto. En nuestro artículo hemos aprendido los conceptos más importantes sobre la gestión del tiempo del proyecto así como el uso de la estadística en el cálculo de la probabilidad de terminar en el plazo.

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Referencias:

  • Chase, R. & Jacobs, F. (2014). Administración de operaciones. Producción y cadena de suministro (Decimotercera ed.). Mexico, D.F.: McGraw-Hill.
  • Heizer, J., & Render, B. (2014). Principios de Administración de Operaciones (Novena ed.). Mexico, D.F.: Pearson Educación.
  • Krajewski, L., Ritzman, L. & Malhotra, M., (2008). Administración de Operaciones. Procesos y Cadena de Valor (Octava ed.). Mexico, D.F.: Pearson Educación.
  • Schroeder, R., Meyer, S., Rungtusanatham, J., (2011). Administración de Operaciones. Conceptos y casos contemporáneos (Quinta ed.). Mexico, D.F.: McGraw-Hill.
  • Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), Sexta edición. Estados Unidos de América.