Implementación de las 5S en una empresa: Metodología y ejemplos

Las 5S es uno de los conceptos principales de las reglas de operación para las actividades de grandes industrias y, desde mi punto de vista, es una de las herramientas de mejora que consigue excelentes resultados con una baja inversión. En esta entrada presentaremos cómo realizar la implementación de las 5S en una empresa con ejemplos, además de descargar material adicional en pdf.

 

 

¿Para qué sirve la metodología de las 5S?

Las 5S incluyen métodos para gestionar los activos (personal, instalaciones y equipos) que brindan soporte a las operaciones (flujo de información). Los principales logros que puedes obtener con la implementación de las 5S en una empresa son:

• Mejora la productividad a través de la eliminación de la Muda (desperdicio).
• Garantizar la seguridad y satisfacción del los empleados.
• Contribuir a la satisfacción del cliente.
• Incrementar la rentabilidad.

 

¿Qué son las 5S?

Las 5S se refiere a las actividades de ‘organizar,’ ‘clasificar,’ ‘limpiar,’ ‘estandarizar’ y ‘autodisciplina’ que se aplican en las empresas.

Su origen proviene de las palabras japonesas:

 

¡Recuerda que la limpieza temporal no forma parte de las 5S!

Implementación de la metodología de las 5S

 

Para especificar las acciones a realizar para la implementación de la metodología de las 5S, analizaremos cada punto:

 

Cómo implementar Seiri (Clasificar)

En muchas pequeñas y medianas empresas, es muy común encontrar estas situaciones:

• Artículos innecesarios mezclados con artículos necesarios ocupan gran cantidad de espacio.

• Hay herramientas y objetos que no son utilizados y/o rotos lo que genera desperdicio de espacio.

• Una habitación que podría ser utilizada con otro propósito se utiliza como área de almacenamiento.

¿Qué hacer?

1. Categorizar los artículos disponibles en cada área y hacer una lista; por ejemplo: artículo, accesorio, repuesto, herramienta, equipo, dispositivo, entre otros.                                                  
2. Clasificar los artículos en objetos que necesita y que no necesita.Los criterio para decidir “que es innecesario” son:
   • Objetos que están rotos / no identificados (desconocidos)
   • Objetos que no se han usado por un período de tiempo largo (Se sugiere definir un periodo de tiempo de acuerdo al tipo de negocio: días, semanas o un mes).
   • Sepárelo por cada tipo de ítem.
   • Para objetos que tienen uso desconocido o cuyo valor no se puede determinar, póngalos en reserva temporalmente.
   • Registre la frecuencia de uso y deseche los no usados en intervalos regulares.
   • Se recomienda señalizar mediante una tarjeta roja para identificarlos visualmente.                                                                                                                 
3. Desechar lo innecesario para crear espacio. Cada región debe establecer sus regulaciones (reglas) para el manejo de  objetos riesgoso/peligrosos o nocivos al ambiente, y luego actuar de acuerdo a dichas reglas.
4. Cerrar espacios temporalmente, reabrir con un propósito. Si algo es dejado en una habitación que no tiene propósito, alguien eventualmente pondrá otras cosas ahí, y nuevamente será el mismo espacio de almacenaje que fue antes. Asegúrese que el propósito de uso quede bien claro, y que no sea usado para cosas diferentes al de su propósito.

 

Cómo implementar Seiton (Organizar)

 

La situaciones que comúnmente observamos

• Se da movimiento innecesario, reduciendo la productividad.
• Incluso cuando desea usarlo, no puede encontrar rápidamente lo que necesita.

• Debido a que las condiciones de uso son desconocidas, no se puede saber si están en uso o si existe un faltante.

¿Qué hacer?

1. Verificar la frecuencia de movimiento de cada artículo. Verificar si el movimiento de los objetos se da diariamente, una vez por semana o pocas veces al año.                                                                        
2. Establecer un lugar para colocar los objetos que requieren tomar en cuenta su uso y aclarar la cantidad y divisiones necesarias.                                                          
   Arreglar las cosas cerca de los movimientos del personal de acuerdo a la frecuencia de su movimiento y uso. Eliminar Muda (desperdicios) reduciendo los movimientos. Se debe tomar en consideración la postura de trabajo para arreglar la cosas de manera que sea fácil tomarlas y devolverlas.                                                                                                
3. Visualizar la presencia y ausencia (disponibilidad) para prevenir la falta de objetos.Organizar todos los artículos que necesita, incluyendo repuestos, herramientas y equipo, documentos, etc. Determinar claramente qué se usa, dónde se ubican o se guardan todos los artículos y cuántos de cada uno se tienen disponibles. Especialmente para cosas como herramientas compartidas, señalando quién está usando con una etiqueta con el nombre, etc. dejando claro si está usándose o si se ha perdido.

Cómo implementar Seisou (Limpiar)

 

En este punto, las situaciones que encontramos normalmente son:

• Un lugar de trabajo sin limpieza puede ser desagradable para los empleados y potencialmente también puede ensuciar los productos.

• Si los clientes lo encuentran desagradable, disminuirá su satisfacción. Por ejemplo, los servicios higiénicos.
• Las áreas no pueden ser usadas en condiciones sin limpieza, por lo que si necesita deben realizar la limpieza primero; interrumpiendo el trabajo.

¿Qué hacer?

1. Limpiar todos los artículos y el área. Mantener las áreas de trabajo, equipos y herramientas en un lugar (estado) en que se puedan utilizar en cualquier momento.  Tambien mantener limpio y presentable los ambientes de contacto con el cliente.
2. Cuando las cosas estén sucias, límpiese de inmediato.
   Desarrollar el hábito de limpiar las cosas inmediatamente después de que se ensucien.Establecer el mensaje que si algo se ensucia, esto es responsabilidad individual de cada empleado. Piense en la siguiente persona que lo usará y límpiese de inmediato.Limpiar regularmente las áreas y baños utilizados por los clientes.                                                                                                                                                                                            
3. Crear contramedidas para evitar que las cosas se ensucien. Piense en formas de evitar que las cosas se ensucien y póngalas en práctica. Por ejemplo, en un taller de mantenimiento,  prevenir de salpicar aceite durante las operaciones de cambio de aceite. La suciedad no sólo dificulta que las cosas funcionen correctamente e impide que la gente alcance toda su potencial, sino que puede causar que los productos se deterioren.                                                                                                                                                                                                                                                          
4. Restaurar a su Condición Normal. Restaure inmediatamente las cosas que no puedan utilizarse, como repuestos, equipo o herramientas descompuestas, pisos despintados o líneas de división que hayan desaparecido. Si el equipo o herramientas están descompuestos y no es posible repararlos, deséchelos y reemplácelos de inmediato. La inspección diaria del funcionamiento de las herramientas es de vital importancia.

 

Cómo implementar Seiketsu (Estandarizar)

 

Los casos más comunes encontrados son:

• No se lleva a cabo el mantenimiento periódicamente, por lo que las cosas pueden fallar repentinamente.

• No hay una persona responsable asignada y no se sabe a quién contactar cuando ocurra una falla.
• Las cosas no están en su lugar y las condiciones se deterioran.

¿Qué hacer?

1. Visualizar y seguir las reglas. Cada artículo utilizado debe tener reglas visibles sobre la frecuencia de inspecciones, para el mantenimiento de estantes, equipos y maquinarias además de establecer procedimientos de operación estándar para el manejo de irregularidades.                                       
   
2. Designar personal que sea responsable de cada instalación y equipo. Es importante que se indique el nombre del personal responsable en un lugar visible.
3. Verificación y confirmación diaria por personal responsable. Crear una hoja de control que haga posible verificar el estado de separar, ordenar y limpiar en cada una de las áreas. Se recomienda que la gerencia/jefatura realice un recorrido diariamente.
   

 

Cómo implementar Shitsuke (Autodisciplina)

 

Los casos más comunes encontrados son:

• Si no se genera el hábito de cumplir las 4S anteriores, las cosas vuelven a ser como antes al poco tiempo.
• Muchas veces las personas tienen dudas acerca de cómo se deben hacer las cosas.

¿Qué hacer?

1. Se debe establecer y recordar al personal cuáles son los métodos que debe seguir para realizar correctamente su trabajo; además de colocar indicadores o avisos a la vista del personal.                                                                                                                                                                                     
   

   Ejemplo de aviso acerca de las 5s de Concesionario Toyota                                                                                                                                                             

2. Realizar repetidamente una tarea. Al realizar varias veces la misma tarea, las personas tendrán práctica en esa labor y podrán realizar correctamente las cosas y con naturalidad.
3. Compromiso. Formar nuevos hábitos en las personas y lograr que interioricen este concepto. Guardar estas ideas en el corazón y en las mentes de cada miembro.

 

¿Qué sucede si las 5S no son implementadas correctamente?

 

A continuación veremos una gráfica explicativa de los consecuencias de no implementar adecuadamente esta metodología:

La Relación entre las 5S y Seguridad

 

Garantizar la seguridad de los clientes y de los empleados debe ser una de las actividades de más alta prioridad en las empresas. Las 5S aportan muchísimo a lograr esto. Por ejemplo:

Si no se realizan la organización y clasificación tendríamos:

 

Si se realizan la organización y clasificación, pero no la limpieza y estandarización:

 

¡Las 5S son un elemento clave para asegurar la seguridad!

Material Recomendado:

 

Las 5S es una herramienta de la cual se dispone muchísima información en la web, sin embargo no todas tienen el contenido esperado. Como material complementario puedes descargar el Manual para la Implementación Sostenible de las 5S del Instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP) el cual constituye un enfoque práctico y didáctico sobre la aplicación de las 5S en una empresa. Otro material muy recomendado es el libro 5S para todos-5 pilares de la fábrica visual creado por el Equipo de Desarrollo de Productivity Press, el cuál puedes descargar en pdf desde aquí.

Adicionalmente puedes revisar algunos trabajos de grado que exploran casos y ejemplos de empresas que han implementado las 5s. Aquí te presentamos algunos: 

• Diseño e Implementación de las 5S en una empresa Industrial (Industrias Metalmecánicas). Ver aquí.
• Implementación de 5S como una Metodología de Mejora en una Empresa de Elaboración de Pinturas. Ver aquí.
• Implementación del método de las 5S en el área de corte de una empresa productora de calzado. Ver aquí.

Reflexión Final

Cómo puedes darte cuenta, una adecuada implementación de la metodología de las 5S, trae grandes beneficios a las empresas; desde mejorar a seguridad y el clima laboral hasta la satisfacción del cliente y la rentabilidad de la empresa. Sin embargo, este cambio cultural que permita la implementación de las 5S en las empresas debe estar sostenida por su alta dirección, a fin de que se garantice la obtención de los resultados esperados.

Finalmente te indicamos que esta herramienta se complementa muy bien con las 7 técnicas de almacenamiento de productos que presentamos en este post.

Si tienes alguna duda, sugerencia, opinión, etc. respecto a las técnicas mencionadas, te invitamos a dejarlo en nuestra sección de comentarios. Además puedes revisar nuestras secciones del blog; donde, estamos seguros, encontrarás otros temas de tu interés.

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