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C贸mo identificar problemas en una empresa para mejorarla

En la actualidad, mantener una empresa rentable se convierte en un verdadero reto para los responsables; lo que significa que los problemas que pueden afectar el funcionamiento de la empresa deben solucionarse a la brevedad. Sin embargo, muchas veces no sabemos por donde empezar, incluso no tenemos idea de donde pueden aparecer los problemas; es por ello que en esta entrada te explicamos c贸mo identificar problemas en una empresa y empieces a tomar acciones para mejorarla.

C贸mo identificar problemas en una empresa

«No me traigas problemas, tr谩eme soluciones»– Tu jefe cada 10 minutos.

Esta frase puede ser familiar para muchos de nosotros, sobre todo en el 谩mbito laboral; ya sea que lo escuchaste de tu jefe, o t煤, como gerente/due帽o de una empresa, se lo dijiste a tus trabajadores.

Pero… 驴qu茅 necesito para dar soluci贸n a un problema de una empresa?.

Te doy una pista: primero debes identificar el problema.

C贸mo identificar problemas de una empresa




Es por ello, que en el presente post te mostraremos 4 formas para saber c贸mo identificar problemas en una empresa:

Verifica los Indicadores de la Empresa

El primer lugar al que debes acudir para detectar alg煤n problema en una empresa, es tu cuadro de control de indicadores. En 茅l podr谩s identificar variaciones o tendencias presentadas a trav茅s del tiempo en el desempe帽o de tus procesos.

Por ejemplo, tenemos los siguientes datos del indicador n煤mero de reclamos en una empresa:

C贸mo identificar problemas en una empresa

C贸mo identificar problemas de una empresa

Como puedes darte cuenta, las cantidades se han mantenido casi constantes en los 煤ltimos 6 meses, e incluso se puede identificar una ligera tendencia de aumento.

Estos ser铆an indicios de que la empresa no esta tomando acci贸n para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes; en pocas palabras, indicios de un problema.

Para confirmar si realmente estamos frente a un problema empresarial; ser谩 necesario analizar en mayor detalle los motivos de los reclamos, evaluar otros indicadores relacionados, como las ventas, o el 铆ndice de reclamos por cliente e identificar patrones similares en ellos; ademas analizar si los resultados son producto de alg煤n tema coyuntural o de alguna situaci贸n particular que ya se super贸.

Por ejemplo, analizamos paralelamente el 铆ndice de porcentaje de reclamos por cliente:

C贸mo identificar problemas en una empresa

C贸mo identificar problemas de una empresa

El gr谩fico nos muestra que el 铆ndice evaluado presenta una tendencia creciente y si verificamos que no se tratan de hechos aislados; confirmaremos que la empresa tiene un problema para garantizar la satisfacci贸n de los clientes.

Como puedes darte cuenta, el seguimiento permanente de los indicadores de la empresa es una fuente de informaci贸n valios铆sima. Nos mostrar谩 alertas de alg煤n problema que pueda estar sucediendo en la empresa.

驴Y que pasa si mi empresa no tiene alg煤n control de indicadores?

隆Felicidades! Ya no tienes que seguir buscando.

El no llevar ning煤n tipo de control de los resultados que obtiene tu empresa, representa un problema importante porque desconoces el estado en que te encuentras.

As铆 que, analiza tus actividades, busca implementar indicadores en tus procesos cr铆ticos (de ser posible de manera automatizada) y ten siempre presente la siguiente frase:

Frase de Lord Kelvin, medir y mejorar

Medir es una de las formas para identificar problemas de una empresa

Preguntarle a los Clientes

Las necesidades de tus clientes ahora, son diferentes a las de ayer y seguramente ser谩n diferentes para ma帽ana. Lo que quiero decir, es que las personas transforman sus necesidades en el tiempo聽(ahora en menos tiempo) y cada vez exigen mas de las empresas.

Por lo tanto, debes poner atenci贸n en lo que dicen tus clientes, para poder adaptarte a sus nuevas necesidades. Ellos te informar谩n de los problemas u oportunidades de mejora que presenta tu negocio y que aspectos consideran importantes.

Pero, 驴c贸mo obtengo la informaci贸n de los clientes?

  • A trav茅s de encuestas de satisfacci贸n. Crear谩s un formato de encuesta, donde el cliente calificar谩 su nivel de satisfacci贸n respecto a tu producto/servicios adem谩s de indicar algunas sugerencias para mejorarlo. Puedes aprender a realizar una encuesta automatizada y gratuita en este link.
  • A trav茅s de entrevistas. Puedes tomar contacto con tus clientes v铆a telef贸nica o citarlo a una entrevista, para conocer de cerca su experiencia con tu producto o servicio. No s贸lo obtendr谩s informaci贸n valios铆sima, si no que tu cliente valorar谩 mucho tu inter茅s en su opini贸n.
  • Monitoreo en redes sociales. Las redes sociales se han convertido en el canal preferido de los clientes para expresar sus opiniones. Verifica los comentarios y opiniones en tus canales sociales y toma nota para empezar a mejorar.
Clientes en redes sociales

Atendiendo a los clientes en Redes Sociales

Preguntarle a los trabajadores

Voy a empezar este punto tomando un ejemplo de este excelente art铆culo de Harvard Business Review relacionado con la frase inicial del post:

«…Por ejemplo, uno de mis clientes, James (no es su verdadero nombre), ejerce como presidente en una empresa dedicada a un servicio disruptivo en su industria. A menudo, James reacciona con desagrado cuando alguien del equipo le plantea un problema. Seg煤n su equipo, James suele interpretar los problemas y riesgos como fracasos; se vuelve irascible y levanta la voz. Estos estallidos da帽an la moral y a menudo hacen que los miembros del equipo pierdan su entusiasmo con los proyectos (adem谩s de, por supuesto, dudar a la hora de comunicar cualquier problema a James). En consecuencia, el equipo de James solo le da buenas noticias sobre las iniciativas en las que trabajan; James est谩 ciego frente a cualquier problema potencial. Eso no es todo: los trabajadores tambi茅n pasan mucho tiempo en los puestos de otros compa帽eros lami茅ndose las heridas en lugar de ser productivos» (Nawaz, 2017).

Esta situaci贸n te puede parecer familiar.

evaluando propuesta de trabajadores

Muchos jefes no quieren escuchar los problemas a los que se enfrentan sus trabajadores en el d铆a. Yo les preguntar铆a: 驴Si no conoces en qu茅 adoleces, c贸mo podemos tomar acciones para mejorar?




Por lo tanto, otra fuente importante para detectar problemas en la empresa, son los mismos trabajadores. Busca realizar reuniones, focus group y/o entrevistas con los trabajadores cada cierto tiempo; para conocer c贸mo realizan sus actividades, las dificultades que tiene para realizar sus procesos en el d铆a a d铆a y con qu茅 frecuencia se presentan.

Te sorprender谩s con lo provechosas que son estas actividades. No s贸lo encontrar谩s una serie de oportunidades de mejora; si no que entre todos podr谩n establecer soluciones viables para los mismos. Recuerda que ellos afrontan en el d铆a a d铆a esas dificultades y seguramente tienen algunas soluciones en mente.

Benchmarking

El benchmarking es un proceso continuo donde tomamos como referencia los productos, servicios, procesos y pr谩cticas de las empresas l铆deres, para compararlos con los de tu propia empresa;聽con el fin de adaptarlos a nuestra realidad, mejorarlos e implementarlos.

En otras palabras, nos muestra oportunidades de mejora con la comparaci贸n de nuestras actividades con buenas pr谩cticas de otras empresas.

Por ejemplo, si tienes una empresa que entrega comida a domicilio y quieres mejorar tus tiempos de entrega; puedes tomar como referencia empresas como Pizza Hut y evaluar si su forma de trabajo puede adaptarse a tu realidad.

Recuerda que benchmarking no significa copiar, se trata de aprender lo mejor que hacen los dem谩s e implementarlo en nuestro contexto. Si no lo adaptas a las circunstancias en las que te desenvuelves, probablemente no obtendr谩s los resultados que esperas.

Reflexi贸n Final

Aunque solemos pensar que los problemas son algo malo; estos representan oportunidades para obtener mejores resultados en nuestros negocios y trabajo.

«Tus problemas no s贸lo te hacen crecer, tambi茅n revelan lo que eres capaz de lograr» (Rafael Vidac).

Ahora que ya conocemos 4 formas sobre c贸mo identificar problemas en una empresa; com茅ntanos 驴qu茅 otras formas tienes de identificar problemas?

Te invitamos a聽compartir este post en tus redes sociales y etiquetar a tu jefe que s贸lo quiere soluciones.