Nunca más debes pasarte el día contando manualmente las respuestas en tus encuestas. En este artículo aprenderás cómo crear una encuesta en google forms de forma online, automatizada, fácil y rápida usando ejemplos para explicar cada una de sus opciones. Esta guía se actualizó en 2021.
En mis épocas de estudiante, nuestro flujo de trabajo para realizar una encuesta era:
- Imprimir los cuestionarios.
- Aplicar las encuestas.
- Contabilizar los resultados.
- Procesar la información en una hoja de cálculo.
- Elaborar los cuadros estadísticos con la base de datos creada.
Dependiendo del número de encuestas, el conteo se convertía en un verdadero martirio; por ejemplo:
Si debíamos realizar 10 preguntas a 100 personas; eso significaba contar en total 10 x 100 = 1000 respuestas. Además, siempre se realizaba una segunda revisión para confirmar los resultados del conteo.
- Contando mis encuestas hace unos años
Por fortuna, en la actualidad existen muchas herramientas online que nos permiten enfrentar los problemas mencionados. Entre ellas está Google Forms; también conocido como Formularios de Google, y también erróneamente llamado Google Drive; una aplicación en línea y gratuita, que nos permite elaborar diferentes tipos de encuestas online de acuerdo a nuestras necesidades.
Cabe destacar que también existen más opciones disponibles para usar como plataforma de encuestas; tales como: SurveyMonkey, OnlineEncuesta, Typeform, etc. Algunas brindan opciones gratuitas para hacer encuestas; sin embargo, restringen sus funcionalidades más útiles para optar por sus suscripciones mensuales que ofrecen. La más baja es a partir de $18 mensuales.
Aun así, el formulario que puedes crear con Google Forms tiene las funcionalidades suficientes para la mayoría de casos de uso estudiantil y empresarial.
Cómo hacer una encuesta en Google Forms
Para realizar una encuesta en Google Forms (Formularios de Google) debes seguir los siguientes pasos:
- Paso 1: Ingresa a la web de Formularios de Google. Debes iniciar sesión con tu cuenta de gmail o crearte una nueva.
- Paso 2: Elige una de las plantillas o algún formato disponible en la plataforma o inicia con un formulario en blanco.
- Paso 3: Coloca el nombre de tu encuesta.
- Paso 4: Crea las preguntas para tu formulario. Puedes ver el tipo de preguntas disponibles en una sección posterior de esta entrada.
- Paso 5: Arregla el orden de las preguntas y personaliza el diseño de tu formulario en el ícono de Paleta.
- Paso 6: Obtén una vista previa de tu encuesta en el ícono del ojo.
- Paso 7: Configura el funcionamiento de tu encuesta en el ícono del engranaje.
- Paso 8: Finalmente, damos clic en el botón enviar y elegimos entre las opciones disponibles (correo electrónico, insertar encuesta o compartir el formulario mediante un enlace).
Más adelante, profundizaremos la explicación de cada uno de los pasos en la creación de encuestas con un ejemplo práctico: “Satisfacción del Cliente sobre Viajes aéreos”, en el que evaluaremos la opinión de los clientes respecto a las aerolíneas en su más reciente vuelo. Tomé como referencia una encuesta que recibí recientemente vía e-mail, al que realicé algunas modificaciones para hacer más ilustrativo el ejemplo. El resultado final sería:
Si deseas puedes ir directamente a la explicación de cómo creamos esta encuesta de ejemplo.
Conociendo los Plataforma de Google Forms
Vamos a ingresar a la plataforma con nuestro correo de gmail para revisar las funcionalidades:
En la página principal tenemos la opción de crear un nuevo formulario en blanco, o utilizar algunas de las plantillas disponibles. Para nuestro caso crearemos la encuesta desde cero; pero te recomiendo revises las plantillas de muestra para familiarizarte con los cuestionarios de Google.
En la pantalla de trabajo tenemos los siguientes botones de configuración general:
- Complementos: Acá encontrarás los complementos instalados para agregar funciones adicionales a Google Forms. Puedes agregarlos desde la opción Más y luego clic en complementos.
- Paleta de Colores: Tenemos diferentes opciones de color para configurar el aspecto y diseño de nuestra encuesta online, incluso podemos subir una imagen propia o seleccionar alguna de las disponibles.
- Vista previa: Conforme avanzamos en la creación de nuestro formulario podemos visualizar la apariencia para el usuario.
- Configuración: En este punto encontramos las opciones generales (aquí puedes configurar si deseas recopilar los correos electrónicos de las personas que llenen el formulario); opciones de presentación del cuestionario (mostrar la barra de progreso) a los encuestados y opciones para realizar autoevaluaciones.
- Enviar: Nos mostrará las opciones para difundir nuestra encuesta como: correo electrónico, link directo, incrustar en página y publicar en redes sociales.
- Más: Encontraremos opciones adicionales para gestionar nuestra encuesta, incluido la opción para instalar complementos.
En el centro de la ventana tenemos los siguientes botones para crear las preguntas del cuestionario:
- Preguntas: Obviamente sirve para agregar las interrogantes a tu encuesta. Más adelante veremos los tipos de preguntas disponibles.
- Título y una descripción: Útil para agrupar preguntas relacionadas dentro de una misma sección.
- Imagen/Vídeo: Con estas opciones podemos personalizar nuestro formulario agregando imágenes y vídeos.
- Secciones: Mediante esta opción podemos organizar nuestro formulario, creando diferentes páginas. También podemos generar encuestas condicionales; las cuales mostrarán secciones según las respuestas del usuario.
- Importar preguntas: En caso tengas otros formularios guardados en tu cuenta, aparecerá esta opción donde puedes extraer preguntas para importar.
Tipos de Preguntas en los Cuestionarios de Google
Para elaborar diferentes tipos de cuestionarios, los formularios de Google ponen a nuestra disposición las siguientes opciones de preguntas:
1. Respuesta breve:
Útil para registro de nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, entre otras respuestas breves. Puedes seleccionar validación de datos, para especificar el tipo de respuestas que pueden registrar las personas como: números, máximo de caracteres, e-mail, contenido del texto, etc. Este tipo de pregunta es muy útil para recopilar datos de contacto.
2. Párrafo:
Se permiten textos más largos, de varios párrafos. De la misma forma, puedes elegir reglas que los usuarios deben respetar al momento de llenar las respuestas del formulario.
3. Opción Múltiple:
Te muestra una lista de opciones para seleccionar solo una de ellas, además de tener la opción “otros”; donde los encuestados podrán indicar una opción que no está en la lista. Adicionalmente puedes establecer condiciones para que la encuesta redirija a una sección determinada de acuerdo a la respuesta que se brinde.
4. Casillas de Verificación:
Te muestra una lista de opciones de respuesta donde puedes seleccionar varias. También cuenta con la opción “otros” para indicar una respuesta adicional y puedes configurar el máximo número de opciones a seleccionar.
5. Lista Desplegable:
De uso muy similar a la opción múltiple. Puedes seleccionar una alternativa de la lista; sin embargo no tiene la opción “otros”; también puedes configurar la redirección a diferentes secciones de acuerdo a la respuesta. Te recomiendo su uso en caso tengas una gran cantidad de opciones a elegir; de manera que el usuario solo las visualizará cuando despliega la lista y ocupará menos espacio en tu cuestionario.
6. Carga de Archivos:
Las personas que responderán la encuesta, podrán subir archivos en caso sea necesario para tu cuestionario. Puedes configurar el tamaño máximo del archivo, los tipos de archivos que pueden subir y la cantidad máxima a subir. Toda esa información se cargará en la cuenta de Google Drive del creador del formulario. Ojo: si activas esta opción las personas que respondan tu encuesta deben ingresar utilizando sus direcciones de correo electrónico.
7. Escala Lineal:
Podemos puntuar la pregunta en una escala numérica, cuyos límites podemos elegir desde el 0 al 10. Para guiar al usuario puedes añadir una descripción a los límites.
8. Cuadrícula de opción múltiple:
Presenta un cuadro de doble entrada donde seleccionamos una de las opciones disponibles para cada fila.
9. Cuadrícula de casillas de verificación:
Funciona igual que el cuadro de opción múltiple, con la diferencia que pueden elegirse varias opciones por fila.
10. Fecha:
Nos muestra un calendario para que el usuario seleccione una fecha. También te da la opción de registrar una hora determinada.
11. Hora:
Nos da la opción de registrar la hora o la duración.
Ejemplos de Creación de Encuesta en Google Forms
Ahora que ya conocemos las opciones disponibles en Google Forms; en el siguiente video explicamos paso a paso el proceso de elaboración de la encuesta del ejemplo:
Más ejemplos de formularios de Google
A continuación te presentamos algunos ejemplos de formularios creados con Google Forms para tener más inspiración para tus proyectos:
1. Formulario de Contacto:
Para poder contactarte con tus clientes, alumnos, etc.; la mayoría de empresas deben disponer de un formulario de contacto. Puedes implementar uno muy fácilmente con Google Forms y mantener la comunicación con tu público objetivo. Puedes ver el ejemplo en el siguiente enlace:
2. Examen Final:
Otro caso de uso muy común de los formularios de Google son las evaluaciones y exámenes finales. Puedes crear uno muy fácilmente y asimismo configurar la revisión automática; de esa manera te ahorrarás muchísimo tiempo en corregir los exámenes y tendrás toda la base de datos de notas en sus respectivas hojas de cálculo de Google.
3. Formulario de citas:
Si brindas un servicio de citas o reservaciones para eventos, clases, entre otros; puedes utilizar Google Form para crear un sencillo sistema de reservas. Puedes adecuarlo según tus necesidades y requerimientos.
4. Tienda online:
Realmente el uso que le puedas dar a los formularios de Google solamente esta limitado por tu imaginación. Es así que en el siguiente video puedes ver una adecuación práctica de este aplicativo para crear un e-commerce básico.
Cómo hacer una encuesta en Google desde el celular
Para elaborar un formulario de Google desde tu celular simplemente realiza lo siguiente:
- Paso 1: Ingresa al navegador de tu preferencia desde tu equipo móvil.
- Paso 2: Ingresa al enlace https://docs.google.com/forms/
- Paso 3: Elabora tu encuesta según tus requerimientos y lo explicado en la sección de cómo crear una encuesta en Google Forms.
- Paso 4: Enviar tu formulario según las opciones disponibles.
En la siguiente imagen se muestra la interfaz gráfica de los Formularios de Google desde el celular:
Reflexión Final
Como puedes ver, los formularios de Google nos brindan muchas opciones para hacer nuestras encuestas y ver sus resultados, asimismo se complementa muy bien con otras aplicaciones de Google. Ponte manos a la obra y empieza a recopilar información con esta herramienta. Que nunca más te suceda:
Si tienes alguna duda o consulta, sobre cómo crear una encuesta en Google Forms, puedes indicarla en nuestra sección de comentarios.
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