9 formas de usar excel para ingenieros que te harán la vida más fácil

Cualquier profesional en cualquier industria tiene un contacto con Excel casi todos los días; y el contacto es mayor para las personas que se desarrollan o se encuentran estudiando alguna de las ramas de la ingeniería.  Y es que Excel es una herramienta con un grandisimo potencial que nos facilita nuestras labores, es por ello que en el presente post te presentamos 9 formas de usar excel para ingenieros de forma inteligente.

 

1.- Convertir entre diferentes unidades

 

Si trabajas en industrias de transformación química o física, probablemente tengas que trabajar con diferentes unidades. Gracias a Excel podrás realizar estas conversiones de forma rápida con la función CONVERTIR. Su sintaxis es:

=CONVERTIR(número;desde_unidad; a_unidad)

Siendo “número” el valor que se desea convertir, “desde_unidad” es la unidad del número y “a_unidad” es la unidad que queremos calcular.

Veamos un ejemplo:

Esta función nos abre un sin fin de opciones para utilizar nuestros datos. Ten en cuenta que algunas unidades no están disponibles en versiones anteriores de Excel. La lista completa vigente la puedes encontrar aquí. De todas formas, al momento de redactar la fórmula, Excel te muestra las unidades disponibles:

Puedes ver también otras entradas relacionadas a excel aquí: Tecnotips en Plan de Mejora.

 

2.- Colocar nombres a las celdas para calcular fórmulas

 

En ingeniería es muy común utilizar una serie de fórmulas para realizar diferentes tipos de cálculos. Ahora imagina estas fórmulas en tu hoja de cálculo en Excel representadas de la siguiente forma:

=(A1+C$3)/$F5

Probablemente tengas algunos problemas para identificar de que fórmula se trata. Es por ello que te recomendamos, en algunos casos, utilizar nombres personalizados en una celda o rango que contengan una determinada variable y que luego utilizarás en tus fórmulas.

Esto también facilitará la comprensión del archivo en caso lo compartas con alguien o si lo dejas de utilizar por un buen tiempo:

Como puedes ver, sólo se requiere seleccionar la celda correspondiente y cambiar el nombre en el cuadro de la esquina superior izquierda.

Si tenemos una lista de variables como la que se muestra:

Podemos configurar de manera automática muchos nombre de variables tomando como referencia otra celda; en este ejemplo se buscará que la celda con valor de 24 tenga el nombre “A_pres”, la celda con valor 10025, el nombre “P_min” y asi sucesivamente.

Para ello realizaremos lo siguiente:

 

3.- Configure los títulos, ejes y etiquetas de gráficos para actualización automática

 

Le realización de gráficos es un uso muy común en excel para ingenieros; es por ello que te recomendamos vincular directamente a las celdas los títulos ejes y etiquetas de los valores de forma que se actualicen automáticamente ante cualquier modificación.

Si la información del título se encuentra en varias celdas, puedes utilizar la función CONCATENAR para unir las cadenas de texto. Veamos el siguiente ejemplo:

En la imagen mostrada tenemos resultados de la evaluación de la ley de Boyle con una variable constante. Queremos que nuestro título indique:

“Ley de Boyle: Variable Constante Temperatura 120K”

Para ello en la celda D1 utilizaremos CONCATENAR de la siguiente manera:

=CONCATENAR(A1;”: “;A2;” “;A3;” “;B3;C3)

Se agregaron el símbolo de “:” y los espacios para que quede igual al título que queremos. Finalmente configuramos el título del gráfico de la siguiente forma:

El mismo procedimiento se realizará para las etiquetas y ejes. Puedes conocer más  de la función CONCATENAR aquí.

 

4.- Hallar el valor de una Variable con Buscar Objetivo:

 

Normalmente cuando trabajamos con una ecuación registramos los valores de las variables independientes (VI) y finalmente calculamos el resultado de la variable dependiente (VD). Sin embargo, en algunas ocasiones podemos requerir determinar que valor debe tomar la VI para que la VD tome un valor determinado.

Podemos despejar la fórmula para ponerla en función de la VI o podríamos probar valores hasta encontrar el que buscamos. Afortunadamente excel cuenta con la opción “Busqueda de Objetivo” que permite realizar lo indicado.

Para ello utilizaremos un ejemplo de una tabla de excel para ingenieros que se dedican a las finanzas:

En este cuadro tenemos en la celda B4 la fórmula para calcular la cuota de pago de un préstamo de acuerdo a los valores de las celdas B1, B2 y B3. Si queremos saber cuanto sería la tasa de interés para pagar una cuota de $900, utilizaremos “Buscar Objetivo”.

Para ubicar la opción, iremos a la pestaña datos, sección previsión, análisis de hipótesis y seleccionamos “Buscar Objetivo”. En la ventana que aparece colocamos los datos correspondientes:

Finalmente la herramienta calcula que para una cuota de $900 la tasa debe ser de 7.02% anual.

 

5.- Usar búsquedas personalizadas para encontrar datos

 

La mayoría de nosotros conoce las funciones BUSCARV y BUSCARH y la utilizamos para buscar valores en las tablas, siempre y cuando la referencia se encuentre en la primera fila/columna..

Sin embargo en esta ocasión revisaremos el uso de las funciones INDICE y COINCIDIR, de manera conjunta, que nos permite una flexibilidad mayor en la búsqueda de datos. Por ejemplo tenemos la siguiente tabla:

En este caso, necesitamos calcular la tarifa de acuerdo al país y el peso que registramos; para ello hemos ingresado la siguiente fórmula en la celda D11:

=INDICE(B2:H7;COINCIDIR(D9;A2:A7;0);COINCIDIR(D10;B1:H1;1))

De esta fórmula tenemos lo siguiente:

Como puedes ver, estas dos funciones en conjunto nos brindan opciones de búsquedas personalizadas.

 

6.- Calcular con precisión las ecuaciones de regresión

 

Una práctica común en ingeniería es modelar el comportamiento de un conjunto de datos mediante ecuaciones. Para ello, la mayoría obtenemos el valor de la ecuación a través de un gráfico de dispersión y agregando una línea de tendencia.

Sin embargo, si queremos evaluar con nuevos datos la ecuación; debemos copiar manualmente los coeficientes desde el gráfico; lo que puede conllevar a errores.

Afortunadamente, excel cuenta con la función ESTIMACION.LINEAL donde podemos determinar los coeficientes de las variables directamente en las celdas. Cuenta con la siguiente estructura:

ESTIMACION.LINEAL(conocido_y, [conocido_x], [constante], [estadística])

• Conocido_y: Es el conjunto de valores y que se conocen en la relación y = mx+b.
• Conocido_x: Es un conjunto de valores x que pueden conocerse en la relación y = mx+b.
• Constante: Es un valor lógico que especifica si se fuerza la constante b para que sea igual a 0.
• Estadística: Es un valor lógico que especifica si se deben devolver estadísticas de regresión adicionales (como R²)

En el siguiente cuadro se presenta un ejemplo:

Para calcular los valores de “m” y “b”, se seleccionó las celdas correspondientes (A18 y B18 a la vez); se ingresó la fórmula:

=ESTIMACION.LINEAL(y;x;VERDADERO;FALSO)

Y finalmente se presiona Control+Shift+Enter, para que se coloquen los valores en las celdas seleccionadas.

PD: La función ESTIMACION.LINEAL también puede utilizarse para ecuaciones polinómicas, y con unos pequeños ajustes se pueden resolver aún mas tipos de ecuaciones.

 

7.- Definir funciones propias

 

En excel podemos encontrar muchísimas fórmulas disponibles para realizar diversos cálculos; sin embargo, en ingeniería las fórmulas que manejamos son tantas que aveces necesitamos hacer combinaciones complicadas para obtener los datos en nuestra hoja de cálculo.

Si realizas un cálculo de manera muy frecuente puedes considerar elaborar una función personalizada en Visual Basic (VBA).

Probablemente al leer VBA, te sientas intimidado por que tiene que ver con programación; sin embargo nuestra recomendación es que te familiarices un poco con el tema, y no tengas miedo de experimentar con esta herramienta. Podrás automatizar tus labores y aumentar tu productividad.

Pondremos un ejemplo sencillo definiendo una función para calcular el volumen de la esfera conociendo el radio.

Sin funciones personalizadas el cálculo sería así:

= 4/3 * PI() * Radio^3

Ahora crearemos nuestra función ESFERA para calcular el volumen en VBA:

• Presionar ALT+F11.
• En la nueva ventana, realizar click derecho en VBA Project e insertar un módulo.
• En la ventana que aparece registraremos nuestra función de la siguiente manera:

Function ESFERA(Radio As Double)

ESFERA = 4 / 3 * 3.14159265358979 * Radio ^ 3

End Function

Ahora volvemos a nuestro libro y probamos nuestra función personalizada obteniendo el siguiente resultado:

Si quieres aprender más sobre funciones personalizadas puedes revisar aquí.

 

8.- Utilizar herramientas de auditoria de excel

 

En algún momento de nuestra vida laboral/estudiantil hemos recibido un archivo con errores en los cálculos, que no hemos podido identificar cuál es la fuente del error. Sin embargo, desde hace algunas versiones, excel cuenta con herramientas para realizar auditoria de fórmulas; que nos permitirán identificar y corregir errores en las fórmulas de manera más rápida.

Estas opciones las encontramos en la pestaña “Fórmulas”, en la sección “Auditoria de Fórmulas”:

Las opciones de “Rastrear” nos permiten conocer de donde provienen los valores de entrada de una fórmula y también si una celda es un valor de entrada para algún cálculo en otra celda. Finalmente puedes retiras las flechas con el botón “Quitar Flechas”. A continuación mostramos un ejemplo de como se muestran en nuestra tabla las flechas de dependencia de la celda de color rojo:

Otra opción interesante es “Evaluar fórmula” que se encarga de calcular cada etapa de nuestra fórmula para poder identificar de donde proviene un error:

 

9.- Usar Validación de Datos para evitar errores de registro de datos

 

Uno de los errores frecuentes que nos topamos los ingenieros en excel, es encontrarnos con datos mal ingresados en nuestra hoja de cálculo; ya sea números/fechas registradas como texto, o algún registro diferente por agregar algún espacio o algún otro símbolo.

Para solucionar estos inconvenientes puedes definir que los datos a ingresar cumplan ciertas características utilizando la “Validación de Datos”.

Esta opción la encontramos en la pestaña “Datos”, sección “Herramienta de Datos”; donde tendremos la siguiente ventana:

Se puede configurar lo siguiente:

• Números enteros mayores o menores que un número o entre dos números.
• Decimales mayor o menor que un número o entre dos números.
• Valores en una lista.
• Fechas.
• Horas.
• Texto de una longitud específica.
• Una entrada que cumple con una fórmula personalizada.

Por ejemplo, podemos configurar una lista desplegable en una celda que sólo me permita seleccionar unos valores predeterminados:

Puedes conocer más sobre la validación de datos aquí.

Reflexión Final

 

Con estos 9 tips de excel para ingeniería estoy seguro que podrás aumentar productividad y hacer de tu vida ingenieril más fácil.

Si tienes algún tip adicional que quieras compartir te invitamos a dejarlo en los comentarios y lo incluiremos en nuestro post.