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SoluciĆ³n de Caso 3 – Rockfest de Hard Rock – Principios de AdministraciĆ³n de Operaciones – AdministraciĆ³n de Proyectos

Rockfest de Hard Rock. En Hard Rock CafĆ©, como en muchas organizaciones, la administraciĆ³n de proyecto es una herramienta clave de planeaciĆ³n. Con el constante crecimiento en hoteles y cafĆ©s Hard Rock, la remodelaciĆ³n de los cafĆ©s, la programaciĆ³n de conciertos en vivo y eventos de Hard Rock, y la planeaciĆ³n del festival anual Rockfest, los gerentes confĆ­an en las tĆ©cnicas y el software de administraciĆ³n de proyectos para mantener en orden el desempeƱo del presupuesto y la planeaciĆ³n.

ā€œSin Microsoft Projectā€, dice el vicepresidente de Hard Rock Chris Tomasso, ā€œno hay forma de mantener a tanta gente en la misma sintonĆ­aā€. Tomasso estĆ” a cargo del evento Rockfest, al cual asisten mĆ”s de 100,000 entusiastas seguidores. El reto es sacarlo adelante dentro del apretado horizonte de planeaciĆ³n de 9 meses. A medida que se acerca el evento, Tomasso dedica aĆŗn mĆ”s energĆ­a a sus actividades. Durante los primeros tres meses, actualiza las grĆ”ficas de Microsoft Project cada mes. DespuĆ©s, al llegar a la marca de seis meses, actualiza su avance semanalmente. En la marca del noveno mes, revisa y corrige su programa dos veces a la semana.

Al inicio del proceso de administraciĆ³n del proyecto, Tomasso identifica 10 tareas importantes (llamadas actividades del nivel 2 en la estructura de desglose del trabajo, WBS):1 contrataciĆ³n de los artistas, boletos, marketing y relaciones pĆŗblicas, promociĆ³n en lĆ­nea, televisiĆ³n, producciĆ³n del espectĆ”culo, viajes, patrocinios, operaciones y comercializaciĆ³n. Empleando una WBS, cada tarea se divide a su vez en una serie de subtareas.

En la tabla 3.8 se identifican 26 de las principales actividades y subactividades, sus precedentes inmediatos, y estimaciones de tiempo. Tomasso introduce todos estos datos en el software del Microsoft Project. DespuĆ©s modifica el documento de Microsoft Project y la cronologĆ­a conforme avanza el proyecto, ā€œes correcto modificarlo siempre y cuando te mantengas al tantoā€, afirma.

El dĆ­a del concierto no es, en sĆ­ mismo, el final del proyecto de planeaciĆ³n. ā€œEse dĆ­a solo hay sorpresas. Una banda que no puede llegar al concierto por un embotellamiento es una sorpresa, pero una sorpresa ā€˜anticipadaā€™. Tenemos un helicĆ³ptero listo para traer volando a la bandaā€, dice Tomasso.

Al concluir el Rockfest en julio, Tomasso y su equipo se dan tres meses de respiro antes de comenzar el proceso de planeaciĆ³n del proyecto otra vez.

1 La actividad del nivel 1 es el propio concierto Rockfest.

Preguntas para anƔlisis

  1. Identifique la ruta crĆ­tica y sus actividades para el Rockfest. ĀæCuĆ”nto dura el proyecto?
  2. ĀæQuĆ© actividades tienen un tiempo de holgura de 8 semanas o mĆ”s?
  3. Identifique cinco retos importantes que enfrenta el gerente de proyectos como este.
  4. ĀæPor quĆ© es Ćŗtil la estructura de desglose del trabajo en un proyecto como este? Considere las 26 actividades y desglĆ³selas en lo que usted crea corresponde a las tareas de los niveles 2, 3 y 4.
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