Rockfest de Hard Rock. En Hard Rock Café, como en muchas organizaciones, la administración de proyecto es una herramienta clave de planeación. Con el constante crecimiento en hoteles y cafés Hard Rock, la remodelación de los cafés, la programación de conciertos en vivo y eventos de Hard Rock, y la planeación del festival anual Rockfest, los gerentes confían en las técnicas y el software de administración de proyectos para mantener en orden el desempeño del presupuesto y la planeación.

“Sin Microsoft Project”, dice el vicepresidente de Hard Rock Chris Tomasso, “no hay forma de mantener a tanta gente en la misma sintonía”. Tomasso está a cargo del evento Rockfest, al cual asisten más de 100,000 entusiastas seguidores. El reto es sacarlo adelante dentro del apretado horizonte de planeación de 9 meses. A medida que se acerca el evento, Tomasso dedica aún más energía a sus actividades. Durante los primeros tres meses, actualiza las gráficas de Microsoft Project cada mes. Después, al llegar a la marca de seis meses, actualiza su avance semanalmente. En la marca del noveno mes, revisa y corrige su programa dos veces a la semana.

Al inicio del proceso de administración del proyecto, Tomasso identifica 10 tareas importantes (llamadas actividades del nivel 2 en la estructura de desglose del trabajo, WBS):1 contratación de los artistas, boletos, marketing y relaciones públicas, promoción en línea, televisión, producción del espectáculo, viajes, patrocinios, operaciones y comercialización. Empleando una WBS, cada tarea se divide a su vez en una serie de subtareas.

En la tabla 3.8 se identifican 26 de las principales actividades y subactividades, sus precedentes inmediatos, y estimaciones de tiempo. Tomasso introduce todos estos datos en el software del Microsoft Project. Después modifica el documento de Microsoft Project y la cronología conforme avanza el proyecto, “es correcto modificarlo siempre y cuando te mantengas al tanto”, afirma.

El día del concierto no es, en sí mismo, el final del proyecto de planeación. “Ese día solo hay sorpresas. Una banda que no puede llegar al concierto por un embotellamiento es una sorpresa, pero una sorpresa ‘anticipada’. Tenemos un helicóptero listo para traer volando a la banda”, dice Tomasso.

Al concluir el Rockfest en julio, Tomasso y su equipo se dan tres meses de respiro antes de comenzar el proceso de planeación del proyecto otra vez.

1 La actividad del nivel 1 es el propio concierto Rockfest.

Preguntas para análisis

  1. Identifique la ruta crítica y sus actividades para el Rockfest. ¿Cuánto dura el proyecto?
  2. ¿Qué actividades tienen un tiempo de holgura de 8 semanas o más?
  3. Identifique cinco retos importantes que enfrenta el gerente de proyectos como este.
  4. ¿Por qué es útil la estructura de desglose del trabajo en un proyecto como este? Considere las 26 actividades y desglóselas en lo que usted crea corresponde a las tareas de los niveles 2, 3 y 4.
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